podkarpackie-header

UE header

Co musisz wiedzieć, żeby zrealizować projekt?

Korzystanie z unijnych dotacji wiąże się z licznymi obowiązkami. Przede wszystkim trzeba zrealizować inwestycję zgodnie z wnioskiem, przestrzegać terminów i prawidłowo ją rozliczyć.

Podpisanie umowy o dofinasowanie

Jeżeli w wyniku oceny Twój wniosek zostanie zakwalifikowany do objęcia wsparciem, zostanie z Tobą zawarta umowa o dofinansowanie.

Procedura jej podpisania rozpoczyna się w momencie otrzymania oficjalnego pisma potwierdzającego przyznanie wsparcia na realizację projektu.

Do podpisania umowy musisz zgromadzić wymagane dokumenty.

SL2014

System SL 2014 ma zapewnić możliwość monitorowania wdrażania funduszy Unii Europejskiej w latach 2014 – 2020, zgodnie z zasadami określonymi przez Komisję Europejską, z uwzględnieniem hierarchicznego charakteru systemu wdrażania.

Instytucja Zarządzająca przygotowała również Podręcznik beneficjenta w zakresie obsługi systemu teleinformatycznego SL2014 wraz z instrukcją wypełniania wniosku o płatność, który stanowi uszczegółowienie Podręcznika Beneficjenta, przygotowanego przez Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju i jest skierowany do beneficjentów osi priorytetowych I-IX RPO WP 2014-2020: ZOBACZ

Harmonogram rzeczowo-finansowy

Realizując projekt, trzymaj się ściśle zapisów z wniosku o dofinansowanie. Pamiętaj, że nie wolno Ci samodzielnie zmieniać towarów czy usług, które wskazałeś we wniosku. Szczególnie ważne jest też przestrzeganie terminów określonych w harmonogramie wydatków.

Kwalifikowalność wydatków

Nie każdy wydatek związany z projektem może zostać dofinansowany. Wsparciem mogą zostać objęte tylko wydatki zawarte we wniosku o dofinansowanie zgodne z wytycznymi ws. kwalifikowania wydatków. O kwalifikowalności decyduje też to, czy dokonasz zakupu zgodnie z obowiązującymi Cię procedurami. Nieprzestrzeganie tych zasad może się skończyć obniżeniem, a nawet całkowitym cofnięciem dotacji.

Zasady dokonywania zakupów obowiązujące beneficjentów ze środków EFRR w ramach RPO WP 2014-2020 nie zobowiązanych ustawowo do stosowania prawa zamówień publicznych są szczegółowo przedstawione w wytycznych IZ dotyczących kwalifikowalności wydatków oraz wytycznych IZ dot. udzielania zamówień.

Dokumentacja

Wszystkie wydatki w ramach projektu powinny być ujęte w tzw. wyodrębnionej ewidencji księgowej.

To taki sposób księgowania, który umożliwia łatwą, szybką i precyzyjną identyfikację wszystkich dokumentów księgowych związanych z projektem. Zasady prowadzenia ewidencji zawarte są w umowie o dofinansowanie.

Zamówienia publiczne

Zamówienia publiczne towarzyszą realizacji każdego projektu. Jeśli korzystasz z unijnego wsparcia w zależności od wartości szacunkowej zamówienia i udzielania go przed lub po podpisaniu umowy o dofinansowanie, każde ogłoszenie o zamówieniu/zapytanie ofertowe musi zostać zamieszczone na portalu zamówień publicznych RPO WP 2014-2020, lub portalu Ministerstwa Rozwoju, a w przypadku zamówień o największej wartości nawet w Dzienniku Urzędowym UE

Zobacz gdzie musisz umieszczać swoje ogłoszenia: www.zamowieniarpo.podkarpackie.plPrzejdź do serwisu zewnętrznego

www.bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.plPrzejdź do serwisu zewnętrznego

Kontrola projektu

Kontrola towarzyszy realizacji każdego projektu, któremu udzielone zostało wsparcie z funduszy unijnych – może być przeprowadzona na miejscu realizacji projektu bądź opierać się na przekazanych przez beneficjenta dokumentach.

Sprawozdawczość, rozliczanie projektu

Przez cały okres realizacji projektu powinieneś regularnie informować o czynionych postępach instytucję, która udzieliła Ci wsparcia.

Sprawozdania z postępu w realizacji projektu są integralną częścią wniosku o płatność.

Jest on podstawą do wypłaty przyznanej dotacji w formie zaliczki, refundacji częściowej lub całkowitej.

Promocja i oznakowanie

Jeżeli korzystasz z unijnego wsparcia masz nie tylko prawo, ale i obowiązek, aby o tym informować. Informacje o dofinansowaniu powinieneś podawać w trakcie realizacji projektu, przy okazji wszystkich działań informacyjnych i promocyjnych, jakie w związku z nim podejmujesz.

We właściwy sposób musisz także oznakować dokumenty przeznaczone do publikacji i dla uczestników projektów, miejsce realizacji Twojego projektu i swoją stronę internetową (jeśli taką posiadasz). W ten sposób przekazujesz innym informacje o otrzymaniu dofinansowania z danego funduszu polityki spójności Unii Europejskiej oraz programu.

Szczegółowo zasady promocji i oznakowania projektów zostały opisane w zakładce Weź udział w promocji programu/Zasady promocji i oznakowania projektów

Trwałość projektu

Zakończenie realizacji projektu nie oznacza jeszcze wypełnienia wszystkich obowiązków, jakie wynikają z unijnego wsparcia.

Jeżeli w ramach projektu kupowałeś środki trwałe, budowałeś obiekty lub instalacje bądź też zatrudniałeś pracowników obowiązuje Cię tzw. okres trwałości.

Jest to czas, w którym należy zachować w niezmienionej formie i wymiarze efekty projektu, których osiągnięcie zostało zadeklarowane we wniosku o dofinansowanie.

Standardowo wynosi on 5 lat. Odstępstwem objęte są mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa, dla których okres trwałości to 3 lata.

Funkcjonowanie projektu w okresie trwałości może być przedmiotem kontroli na miejscu.

Poznaj proces podpisywania umowy

Podpisanie umowy o dofinansowanie jest zwieńczeniem procesu ubiegania się o przyznanie unijnego wsparcia.

Procedura podpisania umowy rozpoczyna się w momencie otrzymania oficjalnego pisma potwierdzającego przyznanie wsparcia na realizację projektu. Zawiera ono również informację o dokumentach, jakie musisz zgromadzić do podpisania umowy oraz terminie, w którym powinieneś dopełnić niezbędnych formalności. Jeżeli realizujesz projekt w partnerstwie, stroną umowy jest partner wiodący, na którym spoczywa również odpowiedzialność za realizację projektu.

Wymagane dokumenty

Lista dokumentów niezbędnych do podpisania umowy składa się z pozycji obowiązkowych dla wszystkich wnioskodawców oraz takich, które są opcjonalne w zależności od specyfiki programu i projektu objętego wsparciem. Ich listę otrzymasz wraz z informacją zawierającą wybór projektu do dofinansowania.

Wykaz dokumentów może się różnić, w zależności od tego, jaki projekt realizujesz oraz jakiego rodzaju podmiot reprezentujesz.

Formy zabezpieczenia

Po podpisaniu umowy o dofinansowanie od niektórych kategorii beneficjentów wymagane jest wniesienie zabezpieczenia prawidłowej realizacji projektu. . Zabezpieczenie nie jest wymagane od jednostek należących do sektora finansów publicznych oraz fundacji, których jedynym fundatorem jest Skarb Państwa.Zabezpieczenie składane jest przeważnie w formie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową.

Zabezpieczenie powinno być ustanowione na kwotę nie mniejszą, niż wysokość przyznanego dofinansowania. Jest ono uruchamiane wtedy, kiedy beneficjent w wyniku nieprawidłowej realizacji projektu jest zobowiązany do zwrotu dofinansowania, a tego nie robi bądź nie może zrobić (nie ma wystarczających środków). Zabezpieczenie prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie zostaje zdeponowane w instytucji udzielającej wsparcia.

Główne postanowienia umowy

Umowa o dofinansowanie opisuje Twoje zobowiązania i uprawnienia oraz harmonogram realizacji projektu i jego budżet. W jej treści określone są m. in.:

  • przedmiot umowy;
  • terminy realizacji projektu;
  • zakres odpowiedzialności beneficjenta;
  • szczegóły dotyczące zasad realizacji i rozliczania projektu;
  • zasady dokonywania kontroli projektu;
  • wskazanie obowiązków informacyjno-promocyjnych w projekcie;
  • zagadnienia związane z ochroną danych osobowych;

Przedmiotem umowy o dofinansowanie jest realizacja zaproponowanego przez Ciebie projektu tak, jak opisałeś to we wniosku o dofinansowanie. Stanie się on załącznikiem do umowy o dofinansowanie, a wszelkie ewentualne zmiany w nim będą wymagały zatwierdzenia przez instytucję udzielającą wsparcia, a czasem także podpisania aneksu do umowy.

Środki otrzymasz tylko wówczas, gdy wypełnisz wszystkie obowiązki, jakie na Tobie spoczywają. Jeżeli w trakcie realizacji projektu pojawi się potrzeba jego modyfikacji poinformuj o tym niezwłocznie instytucję, z którą zawarłeś umowę o dofinansowanie. Jeżeli Twoje potrzeby będą się mieściły w zakresie dopuszczalnych zmian, sporządzony zostanie aneks do umowy.

Dowiedz się co zrobić, by dokonać zmian w projekcie

Od momentu przygotowania wniosku o dofinansowanie do podpisania umowy dotacji mija kilka miesięcy. Realizacja projektu to kolejne miesiące, a nawet lata. W tym czasie mogą zmienić się zarówno otoczenie, jak i warunki Twojego działania. Może się więc również pojawić potrzeba wprowadzenia zmian w projekcie. Jest to możliwe, chociaż ich zakres nie jest dowolny.

Wprowadzanie zmian wymaga szczególnej ostrożności i zachowania procedur, a samowolne działania mogą doprowadzić nawet do utraty części lub całości dotacji. Szczególnej uwagi wymaga dokonywanie zmian finansowych - w żadnym wypadku nie mogą one doprowadzić do zwiększenia kwoty dofinansowania, ani przekroczenia ustalonych w projekcie limitów wydatków.

Dopuszczalne zmiany

Należy pamiętać, aby przed dokonaniem jakichkolwiek modyfikacji, zgłosić je do instytucji zarządzającej.. Zmiany w zakresie rzeczowym projektu zgłaszane są na wzorze stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie.Modyfikacje projektu mogą dotyczyć wielu aspektów związanych z realizacją projektu, np.:

  • budżetu
  • zakresu projektu
  • harmonogramu (przesunięcie realizacji działań w czasie, przesunięcie terminów ponoszenia wydatków, wydłużenie okresu realizacji projektu, itp.).

Aneksowanie umowy

Szczegółowy zakres tych zmian, które wymagają aneksowania, jest zawsze określony w umowie o dofinansowanie

Bardzo ważne informacje

W przypadku, gdy zauważysz potrzebę dokonania zmiany w projekcie, zawsze skonsultuj się z instytucją, która udzielała Tobie wsparcia.

Poznaj obowiązki po zakończeniu projektu

Zakończenie realizacji projektu nie oznacza jeszcze wypełnienia wszystkich obowiązków związanych z projektem. Dowiedz się zatem, jakie obowiązki należy spełnić po zakończeniu projektu i jakie mogą być konsekwencje popełnienia zaniedbań w tym zakresie.

Trwałość projektu

Okres trwałości projektu to czas, w którym należy zachować w niezmienionej formie i wymiarze efekty projektu. Ich osiągnięcie zadeklarowałeś we wniosku o dofinansowanie. Dotyczy to np. zakupionych środków trwałych i stworzonych miejsc pracy. Obowiązek zachowania trwałości dotyczy projektów infrastrukturalnych oraz inwestycyjnych, w których dokonywane są zakupy sprzętu lub wyposażenia.

Obowiązek ten uchylany jest w sytuacji, gdy zaprzestałeś działalności z powodu ogłoszenia upadłości niewynikającej z oszukańczego bankructwa.

Okres trwałości dla projektów współfinansowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2014-2020 wynosi standardowo 5 lat. Odstępstwem od zasady objęte są mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa, dla których okres trwałości wynosi 3 lata.

Okres trwałości liczony jest co do zasady od daty ostatniej płatności, która zostanie Ci przekazana przez instytucję. W przypadku, gdy przepisy regulujące udzielanie pomocy publicznej wprowadzają ostrzejsze wymogi, wówczas stosuje się okres ustalony zgodnie z tymi przepisami.

Za datę płatności końcowej uznaje się:

  • w przypadku, gdy środki przekazywane są w ramach rozliczenia wniosku o płatność końcową - datę przelewu na rachunek bankowy beneficjenta,
  • w pozostałych przypadkach – datę zatwierdzenia wniosku o płatność końcową.

Naruszenie zasady trwałości następuje w sytuacji, gdy w okresie jej obowiązywania wystąpi co najmniej jedna z przesłanek:

  • zaprzestaniesz działalności produkcyjnej lub przeniesiesz ją poza obszar wsparcia programu,
  • nastąpi zmiana własności elementu współfinansowanej infrastruktury, która daje przedsiębiorstwu lub podmiotowi publicznemu nienależne korzyści,
  • nastąpi istotna zmiana wpływająca na charakter projektu, jego cele lub warunki realizacji, która mogłaby doprowadzić do naruszenia jego pierwotnych założeń.

Naruszeniem zasady trwałości jest również (w przypadku inwestycji w infrastrukturę lub inwestycji produkcyjnych) przeniesienie w okresie 10 lat od daty płatności końcowej działalności produkcyjnej poza obszar UE. Zasada ta nie ma zastosowania do mikro, małych i średnich przedsiębiorstw.

Naruszenie zasady trwałości może oznaczać konieczność zwrotu środków otrzymanych na realizację projektu wraz z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych, proporcjonalnie do okresu niezachowania obowiązku trwałości.

Sprawozdawczość

W okresie trwałości projektu masz obowiązek sporządzania corocznych oświadczeń. W okresie trwałości będzie też mogła być przeprowadzona kontrola projektu.

Kontrola może być również przeprowadzona doraźnie. Dzieje się to wtedy, gdy pojawią się przypuszczenia, że np. trwałość projektu została naruszona. Aby uniknąć takiej sytuacji, powinieneś informować instytucję, która udzieliła wsparcia w szczególności o:

  • każdej zmianie w przedsiębiorstwie, instytucji mającej wpływ na osiągnięcie lub utrzymanie zadeklarowanych wskaźników rezultatu w projekcie;
  • możliwości odzyskania podatku VAT, w przypadku, gdy był on wydatkiem kwalifikowalnym w projekcie;
  • zmianach powodujących uzyskanie nieuzasadnionej korzyści;
  • zmianie charakteru lub własności projektu albo zaprzestaniu działalności.