Podpisanie umowy o dofinansowanie jest zwieńczeniem procesu ubiegania się o przyznanie unijnego wsparcia. Dowiedz się, co musisz dołączyć do umowy, jak musisz zabezpieczyć wykonanie projektu oraz pobierz wzór umowy

Informacja o przyjęciu projektu do dofinansowania

Po zakończeniu weryfikacji formalnej i merytorycznej instytucja udzielająca dotacji publikuje listę projektów, które uzyskały pozytywną ocenę. Jednak samo znalezienie się na takiej liście nie jest jeszcze potwierdzeniem uzyskania dotacji. Wpływ na to, ile i jakie podmioty otrzymają dofinansowanie, może również mieć wysokość puli środków do rozdysponowania w danym konkursie. Może się zdarzyć tak, że nie wystarczy ich dla wszystkich pozytywnie ocenionych projektów. Wówczas Instytucja Zarządzająca lub Instytucja Pośrednicząca podejmuje decyzję o wyborze do dofinansowania najwyżej sklasyfikowanych przedsięwzięć, bądź też o powiększeniu puli środków, jeśli jest to możliwe.

Procedura podpisania umowy rozpoczyna się w momencie otrzymania oficjalnego pisma potwierdzającego przyznanie wsparcia na realizację projektu. Zawiera ono również informację o dokumentach, jakie musisz zgromadzić do podpisania umowy oraz terminie, w którym powinieneś dopełnić niezbędnych formalności. Jeżeli realizujesz projekt w partnerstwie, stroną umowy jest partner wiodący, na którym spoczywa również odpowiedzialność za realizację projektu.

Wymagane dokumenty

Lista dokumentów niezbędnych do podpisania umowy składa się z pozycji obowiązkowych dla wszystkich wnioskodawców oraz takich, które są opcjonalne w zależności od specyfiki programu i projektu objętego wsparciem. Szczegółowy wykaz wymaganych od ciebie złączników znajduje się w dokumentacji konkursu,w którym ubiegasz się o dotację. Ich listę otrzymasz także wraz z informacją zawierającą zaproszenie do podpisania umowy o dofinansowanie.

Wykaz dokumentów może się różnić, w zależności od tego, jaki projekt realizujesz oraz jakiego rodzaju podmiot reprezentujesz. Przykładowo przedsiębiorcy realizujący projekty przyczyniające się do rozwoju firmy, najczęściej zobowiązani są dostarczyć:

  1. dokumenty rejestrowe firmy (w tym aktualny wyciąg z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub odpis Krajowego Rejestru Sądowego; zaświadczenie o nadaniu NIP i REGON);
  2. kopię umowy o prowadzeniu rachunku bankowego;
  3. dokumenty potwierdzające ustanowienie zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy (np. weksel, gwarancja bankowa, poręczenie);
  4. aktualne zaświadczenia o niezaleganiu z należnościami publicznymi (np. składkami ZUS, podatkami),
  5. dokumenty środowiskowe, potwierdzające, że realizowany projekt nie będzie negatywnie wpływał na środowisko naturalne,
  6. inne dokumenty związane ze specyfiką beneficjenta, projektu, albo wymagane przez instytucję przyznającą dofinansowanie.

Formy zabezpieczenia

Przy podpisaniu umowy o dofinansowanie wymagane jest wniesienie zabezpieczenia prawidłowej realizacji projektu. Potwierdzający je dokument stanowi jeden
z obligatoryjnych załączników. Obowiązek ten nie dotyczy wyłącznie państwowych jednostek budżetowych. Zabezpieczenie składane jest przeważnie w formie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową, jednak przy większych projektach może być wymagana inna forma, np. cesja praw z polisy ubezpieczeniowej, hipoteka, poręczenie, gwarancja bankowa czy zastaw rzeczowy bądź rejestrowy. 

Zabezpieczenie powinno być ustanowione na kwotę nie mniejszą, niż wysokość przyznanego dofinansowania. Jest ono uruchamiane wtedy, kiedy beneficjent w wyniku nieprawidłowej realizacji projektu jest zobowiązany do zwrotu dofinansowania, a tego nie robi bądź nie może zrobić (nie ma wystarczających środków). Zabezpieczenie prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie zostaje zdeponowane w instytucji udzielającej wsparcia.

Główne postanowienia umowy

Umowa o dofinansowanie opisuje Twoje zobowiązania i uprawnienia oraz harmonogram realizacji projektu i jego budżet. W jej treści określone są:

  • strony umowy;
  • wysokość i warunki, na jakich zostanie przekazane dofinansowanie;
  • szczegóły dotyczące zasad realizacji i rozliczania projektu;
  • zasady dokonywania kontroli projektu przez uprawnione instytucje;
  • zasady postępowania w sytuacjach, gdy dokładne wykonanie umowy stanie się niemożliwe, czyli np. reguły dokonywania zmian w projekcie, sytuacje, w których umowa może być wypowiedziana bądź rozwiązana;
  • wskazanie obowiązków informacyjno-promocyjnych w projekcie;
  • zagadnienia związane z ochroną danych osobowych;
  • zobowiązanie do ponoszenia wszystkich wydatków w sposób racjonalny i konkurencyjny;
  • wskazanie, że cały projekt musi być realizowany z poszanowaniem przepisów prawa krajowego i unijnego.

Przedmiotem umowy o dofinansowanie jest realizacja zaproponowanego przez Ciebie projektu tak, jak opisałeś to we wniosku o dofinansowanie. Stanie się on załącznikiem do umowy o dofinansowanie, a wszelkie ewentualne zmiany w nim będą wymagały zatwierdzenia przez instytucję udzielającą wsparcia, a czasem także podpisania aneksu do umowy.

Środki otrzymasz tylko wówczas, gdy wypełnisz wszystkie obowiązki, jakie na Tobie spoczywają. Dotacja lub jej część może być odebrana, jeżeli realizujesz projekt niezgodnie z założeniami, o których pisałeś we wniosku o dofinansowanie lub nie osiągnąłeś zamierzonego celu (np. nie kupiłeś tego, o czym pisałeś we wniosku, nie zatrudniłeś tyle osób, ile zadeklarowałeś). Całość lub część dotacji będziesz też musiał zwrócić jeżeli nie dochowasz obowiązujących procedur związanych na przykład z wyborem dostawców lub usługodawców. Jeżeli w trakcie realizacji projektu pojawi się potrzeba jego modyfikacji poinformuj o tym niezwłocznie instytucję, z którą zawarłeś umowę o dofinansowanie. Jeżeli Twoje potrzeby będą się mieściły w zakresie dopuszczalnych zmian, sporządzony zostanie aneks do umowy.

***

Zobacz również

Zobacz ogłoszenia i wyniki naborów wniosków

Co musisz wiedzieć, żeby zrealizować projekt

Korzystanie z unijnych dotacji wiąże się z licznymi obowiązkami. Przede wszystkim trzeba zrealizować inwestycję zgodnie z wnioskiem, przestrzegać terminów i prawidłowo ją rozliczyć.

Podpisanie umowy o dofinasowanie

Jeżeli w wyniku oceny Twój wniosek zostanie zakwalifikowany do objęcia wsparciem, zostanie z Tobą zawarta umowa o dofinansowanie.

Procedura jej podpisania rozpoczyna się w momencie otrzymania oficjalnego pisma potwierdzającego przyznanie wsparcia na realizację projektu.

Do podpisania umowy musisz zgromadzić wymagane dokumenty.

SL2014

System SL 2014 ma zapewnić możliwość monitorowania wdrażania funduszy Unii Europejskiej w latach 2014 – 2020, zgodnie z zasadami określonymi przez Komisję Europejską, z uwzględnieniem hierarchicznego charakteru systemu wdrażania.

Instytucja Zarządzająca przygotowała również Podręcznik beneficjenta w zakresie obsługi systemu teleinformatycznego SL2014 wraz z instrukcją wypełniania wniosku o płatność, który stanowi uszczegółowienie Podręcznika Beneficjenta, przygotowanego przez Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju i jest skierowany do beneficjentów osi priorytetowych I-IX RPO WP 2014-2020: ZOBACZ

Harmonogram rzeczowo-finansowy

Realizując projekt, trzymaj się ściśle zapisów z wniosku o dofinansowanie. Pamiętaj, że nie wolno Ci samodzielnie zmieniać towarów czy usług, które wskazałeś we wniosku. Szczególnie ważne jest też przestrzeganie terminów określonych w harmonogramie wydatków.

Kwalifikowalność wydatków

Nie każdy wydatek związany z projektem może zostać dofinansowany. Wsparciem mogą zostać objęte tylko wydatki zawarte we wniosku o dofinansowanie zgodne z wytycznymi ws. kwalifikowania wydatków. O kwalifikowalności decyduje też to, czy dokonasz zakupu zgodnie z obowiązującymi Cię procedurami. Nieprzestrzeganie tych zasad może się skończyć obniżeniem, a nawet całkowitym cofnięciem dotacji.

Zasady dokonywania zakupów obowiązujące beneficjentów ze środków EFRR w ramach RPO WP 2014-2020 nie zobowiązanych ustawowo do stosowania prawa zamówień publicznych są szczegółowo przedstawione w wytycznych IZ dotyczących kwalifikowalności wydatków oraz wytycznych IZ dot. udzielania zamówień.

Dokumentacja

Wszystkie wydatki w ramach projektu powinny być ujęte w tzw. wyodrębnionej ewidencji księgowej.

To taki sposób księgowania, który umożliwia łatwą, szybką i precyzyjną identyfikację wszystkich dokumentów księgowych związanych z projektem. Zasady prowadzenia ewidencji zawarte są w umowie o dofinansowanie.

Zamówienia publiczne

Zamówienia publiczne towarzyszą realizacji każdego projektu. Jeśli korzystasz z unijnego wsparcia w zależności od wartości szacunkowej zamówienia i udzielania go przed lub po podpisaniu umowy o dofinansowanie, każde ogłoszenie o zamówieniu/zapytanie ofertowe musi zostać zamieszczone na portalu zamówień publicznych RPO WP 2014-2020, lub portalu Ministerstwa Rozwoju, a w przypadku zamówień o największej wartości nawet w Dzienniku Urzędowym UE

Zobacz gdzie musisz umieszczać swoje ogłoszenia: www.zamowieniarpo.podkarpackie.plPrzejdź do serwisu zewnętrznego

www.bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.plPrzejdź do serwisu zewnętrznego

Kontrola projektu

Kontrola towarzyszy realizacji każdego projektu, któremu udzielone zostało wsparcie z funduszy unijnych – może być przeprowadzona na miejscu realizacji projektu bądź opierać się na przekazanych przez beneficjenta dokumentach.

Sprawozdawczość, rozliczanie projektu

Przez cały okres realizacji projektu powinieneś regularnie informować o czynionych postępach instytucję, która udzieliła Ci wsparcia.

Sprawozdania z postępu w realizacji projektu są integralną częścią wniosku o płatność.

Jest on podstawą do wypłaty przyznanej dotacji w formie zaliczki, refundacji częściowej lub całkowitej.

Promocja i oznakowanie

Jeżeli korzystasz z unijnego wsparcia masz nie tylko prawo, ale i obowiązek, aby o tym informować. Informacje o dofinansowaniu powinieneś podawać w trakcie realizacji projektu, przy okazji wszystkich działań informacyjnych i promocyjnych, jakie w związku z nim podejmujesz.

We właściwy sposób musisz także oznakować dokumenty przeznaczone do publikacji i dla uczestników projektów, miejsce realizacji Twojego projektu i swoją stronę internetową (jeśli taką posiadasz). W ten sposób przekazujesz innym informacje o otrzymaniu dofinansowania z danego funduszu polityki spójności Unii Europejskiej oraz programu.

Szczegółowo zasady promocji i oznakowania projektów zostały opisane w zakładce Weź udział w promocji programu/Zasady promocji i oznakowania projektów

Trwałość projektu

Zakończenie realizacji projektu nie oznacza jeszcze wypełnienia wszystkich obowiązków, jakie wynikają z unijnego wsparcia.

Jeżeli w ramach projektu kupowałeś środki trwałe, budowałeś obiekty lub instalacje bądź też zatrudniałeś pracowników obowiązuje Cię tzw. okres trwałości.

Jest to czas, w którym należy zachować w niezmienionej formie i wymiarze efekty projektu, których osiągnięcie zostało zadeklarowane we wniosku o dofinansowanie.

Standardowo wynosi on 5 lat. Odstępstwem objęte są mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa, dla których okres trwałości to 3 lata.

Funkcjonowanie projektu w okresie trwałości może być przedmiotem kontroli na miejscu.

Poznaj proces podpisywania umowy

Podpisanie umowy o dofinansowanie jest zwieńczeniem procesu ubiegania się o przyznanie unijnego wsparcia.

Procedura podpisania umowy rozpoczyna się w momencie otrzymania oficjalnego pisma potwierdzającego przyznanie wsparcia na realizację projektu. Zawiera ono również informację o dokumentach, jakie musisz zgromadzić do podpisania umowy oraz terminie, w którym powinieneś dopełnić niezbędnych formalności. Jeżeli realizujesz projekt w partnerstwie, stroną umowy jest partner wiodący, na którym spoczywa również odpowiedzialność za realizację projektu.

Wymagane dokumenty

Lista dokumentów niezbędnych do podpisania umowy składa się z pozycji obowiązkowych dla wszystkich wnioskodawców oraz takich, które są opcjonalne w zależności od specyfiki programu i projektu objętego wsparciem. Ich listę otrzymasz wraz z informacją zawierającą wybór projektu do dofinansowania.

Wykaz dokumentów może się różnić, w zależności od tego, jaki projekt realizujesz oraz jakiego rodzaju podmiot reprezentujesz.

Formy zabezpieczenia

Po podpisaniu umowy o dofinansowanie od niektórych kategorii beneficjentów wymagane jest wniesienie zabezpieczenia prawidłowej realizacji projektu. . Zabezpieczenie nie jest wymagane od jednostek należących do sektora finansów publicznych oraz fundacji, których jedynym fundatorem jest Skarb Państwa.Zabezpieczenie składane jest przeważnie w formie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową.

Zabezpieczenie powinno być ustanowione na kwotę nie mniejszą, niż wysokość przyznanego dofinansowania. Jest ono uruchamiane wtedy, kiedy beneficjent w wyniku nieprawidłowej realizacji projektu jest zobowiązany do zwrotu dofinansowania, a tego nie robi bądź nie może zrobić (nie ma wystarczających środków). Zabezpieczenie prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie zostaje zdeponowane w instytucji udzielającej wsparcia.

Główne postanowienia umowy

Umowa o dofinansowanie opisuje Twoje zobowiązania i uprawnienia oraz harmonogram realizacji projektu i jego budżet. W jej treści określone są m. in.:

  • przedmiot umowy;
  • terminy realizacji projektu;
  • zakres odpowiedzialności beneficjenta;
  • szczegóły dotyczące zasad realizacji i rozliczania projektu;
  • zasady dokonywania kontroli projektu;
  • wskazanie obowiązków informacyjno-promocyjnych w projekcie;
  • zagadnienia związane z ochroną danych osobowych;

Przedmiotem umowy o dofinansowanie jest realizacja zaproponowanego przez Ciebie projektu tak, jak opisałeś to we wniosku o dofinansowanie. Stanie się on załącznikiem do umowy o dofinansowanie, a wszelkie ewentualne zmiany w nim będą wymagały zatwierdzenia przez instytucję udzielającą wsparcia, a czasem także podpisania aneksu do umowy.

Środki otrzymasz tylko wówczas, gdy wypełnisz wszystkie obowiązki, jakie na Tobie spoczywają. Jeżeli w trakcie realizacji projektu pojawi się potrzeba jego modyfikacji poinformuj o tym niezwłocznie instytucję, z którą zawarłeś umowę o dofinansowanie. Jeżeli Twoje potrzeby będą się mieściły w zakresie dopuszczalnych zmian, sporządzony zostanie aneks do umowy.

Dowiedz się co zrobić, by dokonać zmian w projekcie

Od momentu przygotowania wniosku o dofinansowanie do podpisania umowy dotacji mija kilka miesięcy. Realizacja projektu to kolejne miesiące, a nawet lata. W tym czasie mogą zmienić się zarówno otoczenie, jak i warunki Twojego działania. Może się więc również pojawić potrzeba wprowadzenia zmian w projekcie. Jest to możliwe, chociaż ich zakres nie jest dowolny.

Wprowadzanie zmian wymaga szczególnej ostrożności i zachowania procedur, a samowolne działania mogą doprowadzić nawet do utraty części lub całości dotacji. Szczególnej uwagi wymaga dokonywanie zmian finansowych - w żadnym wypadku nie mogą one doprowadzić do zwiększenia kwoty dofinansowania, ani przekroczenia ustalonych w projekcie limitów wydatków.

Dopuszczalne zmiany

Należy pamiętać, aby przed dokonaniem jakichkolwiek modyfikacji, zgłosić je do instytucji zarządzającej.. Zmiany w zakresie rzeczowym projektu zgłaszane są na wzorze stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie.Modyfikacje projektu mogą dotyczyć wielu aspektów związanych z realizacją projektu, np.:

  • budżetu
  • zakresu projektu
  • harmonogramu (przesunięcie realizacji działań w czasie, przesunięcie terminów ponoszenia wydatków, wydłużenie okresu realizacji projektu, itp.).

Aneksowanie umowy

Szczegółowy zakres tych zmian, które wymagają aneksowania, jest zawsze określony w umowie o dofinansowanie

Bardzo ważne informacje

W przypadku, gdy zauważysz potrzebę dokonania zmiany w projekcie, zawsze skonsultuj się z instytucją, która udzielała Tobie wsparcia.

Poznaj obowiązki po zakończeniu projektu

Zakończenie realizacji projektu nie oznacza jeszcze wypełnienia wszystkich obowiązków związanych z projektem. Dowiedz się zatem, jakie obowiązki należy spełnić po zakończeniu projektu i jakie mogą być konsekwencje popełnienia zaniedbań w tym zakresie.

Trwałość projektu

Okres trwałości projektu to czas, w którym należy zachować w niezmienionej formie i wymiarze efekty projektu. Ich osiągnięcie zadeklarowałeś we wniosku o dofinansowanie. Dotyczy to np. zakupionych środków trwałych i stworzonych miejsc pracy. Obowiązek zachowania trwałości dotyczy projektów infrastrukturalnych oraz inwestycyjnych, w których dokonywane są zakupy sprzętu lub wyposażenia.

Obowiązek ten uchylany jest w sytuacji, gdy zaprzestałeś działalności z powodu ogłoszenia upadłości niewynikającej z oszukańczego bankructwa.

Okres trwałości dla projektów współfinansowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2014-2020 wynosi standardowo 5 lat. Odstępstwem od zasady objęte są mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa, dla których okres trwałości wynosi 3 lata.

Okres trwałości liczony jest co do zasady od daty ostatniej płatności, która zostanie Ci przekazana przez instytucję. W przypadku, gdy przepisy regulujące udzielanie pomocy publicznej wprowadzają ostrzejsze wymogi, wówczas stosuje się okres ustalony zgodnie z tymi przepisami.

Za datę płatności końcowej uznaje się:

  • w przypadku, gdy środki przekazywane są w ramach rozliczenia wniosku o płatność końcową - datę przelewu na rachunek bankowy beneficjenta,
  • w pozostałych przypadkach – datę zatwierdzenia wniosku o płatność końcową.

Naruszenie zasady trwałości następuje w sytuacji, gdy w okresie jej obowiązywania wystąpi co najmniej jedna z przesłanek:

  • zaprzestaniesz działalności produkcyjnej lub przeniesiesz ją poza obszar wsparcia programu,
  • nastąpi zmiana własności elementu współfinansowanej infrastruktury, która daje przedsiębiorstwu lub podmiotowi publicznemu nienależne korzyści,
  • nastąpi istotna zmiana wpływająca na charakter projektu, jego cele lub warunki realizacji, która mogłaby doprowadzić do naruszenia jego pierwotnych założeń.

Naruszeniem zasady trwałości jest również (w przypadku inwestycji w infrastrukturę lub inwestycji produkcyjnych) przeniesienie w okresie 10 lat od daty płatności końcowej działalności produkcyjnej poza obszar UE. Zasada ta nie ma zastosowania do mikro, małych i średnich przedsiębiorstw.

Naruszenie zasady trwałości może oznaczać konieczność zwrotu środków otrzymanych na realizację projektu wraz z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych, proporcjonalnie do okresu niezachowania obowiązku trwałości.

Sprawozdawczość

W okresie trwałości projektu masz obowiązek sporządzania corocznych oświadczeń. W okresie trwałości będzie też mogła być przeprowadzona kontrola projektu.

Kontrola może być również przeprowadzona doraźnie. Dzieje się to wtedy, gdy pojawią się przypuszczenia, że np. trwałość projektu została naruszona. Aby uniknąć takiej sytuacji, powinieneś informować instytucję, która udzieliła wsparcia w szczególności o:

  • każdej zmianie w przedsiębiorstwie, instytucji mającej wpływ na osiągnięcie lub utrzymanie zadeklarowanych wskaźników rezultatu w projekcie;
  • możliwości odzyskania podatku VAT, w przypadku, gdy był on wydatkiem kwalifikowalnym w projekcie;
  • zmianach powodujących uzyskanie nieuzasadnionej korzyści;
  • zmianie charakteru lub własności projektu albo zaprzestaniu działalności.

Zasady dofinansowania projektu określa umowa dotacji. Gwarantuje ona, że w budżecie programu zostały zarezerwowane dla Ciebie środki. Teraz czeka Cię najważniejszy etap, czyli realizacja i rozliczenie projektu. Błędy na tym etapie mogą kosztować utratę części, a nawet całości uzyskanego wsparcia.Poznaj zasady dokumentowania wydatków i rozliczania dotacji.

Zakończenie realizacji projektu nie oznacza jeszcze wypełnienia wszystkich obowiązków związanych z projektem. Dowiedz się zatem, jakie obowiązki należy spełnić po zakończeniu projektu i jakie mogą być konsekwencje popełnienia zaniedbań w tym zakresie.

Trwałość projektu

Okres trwałości projektu to czas, w którym należy zachować w niezmienionej formie i wymiarze efekty projektu. Ich osiągnięcie zadeklarowałeś we wniosku o dofinansowanie. Dotyczy to np. zakupionych środków trwałych i stworzonych miejsc pracy. Obowiązek zachowania trwałości dotyczy projektów infrastrukturalnych oraz inwestycyjnych, w których dokonywane są zakupy sprzętu lub wyposażenia.
Obowiązek ten uchylany jest w sytuacji, gdy zaprzestałeś działalności z powodu ogłoszenia upadłości niewynikającej z oszukańczego bankructwa.

 

uwaga Okres trwałości dla projektów współfinansowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2014-2020 wynosi standardowo 5 lat. Odstępstwem od zasady objęte są mikro, małe i średnie przedsiebiorstwa, dla któych okres trwałosci wynosi 3 lata.

 

Okres trwałości liczony jest od daty ostatniej płatności, która zostanie Ci przekazana przez instytucję. W przypadku, gdy przepisy regulujące udzielanie pomocy publicznej wprowadzają ostrzejsze wymogi, wówczas stosuje się okres ustalony zgodnie z tymi przepisami.

Za datę płatności końcowej uznaje się:

  • w przypadku, gdy środki przekazywane są w ramach rozliczenia wniosku o płatność końcową - datę przelewu na rachunek bankowy beneficjenta,
  • w pozostałych przypadkach – datę zatwierdzenia wniosku o płatność końcową.

Naruszenie zasady trwałości następuje w sytuacji, gdy w okresie jej obowiązywania wystąpi co najmniej jedna z przesłanek:

  1. zaprzestaniesz działalności produkcyjnej lub przeniesiesz ją poza obszar wsparcia programu,
  2. nastąpi zmiana własności elementu współfinansowanej infrastruktury, która daje przedsiębiorstwu lub podmiotowi publicznemu nienależne korzyści,
  3. nastąpi istotna zmiana wpływająca na charakter projektu, jego cele lub warunki realizacji, która mogłaby doprowadzić do naruszenia jego pierwotnych założeń.

Naruszeniem zasady trwałości jest również (w przypadku inwestycji w infrastrukturę lub inwestycji produkcyjnych) przeniesienie w okresie 10 lat od daty płatności końcowej działalności produkcyjnej poza obszar UE. Zasada ta nie ma zastosowania do mikro, małych i średnich przedsiębiorstw.

Naruszenie zasady trwałości może oznaczać konieczność zwrotu środków otrzymanych na realizację projektu wraz z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych, proporcjonalnie do okresu niezachowania obowiązku trwałości.


Sprawozdawczość

Jeżeli Twój projekt podlega zasadzie trwałości masz obowiązek sporządzania sprawozdań lub oświadczeń. Na ich podstawie określane będzie, czy została zachowana trwałość projektu. Instytucja, która udzieliła wsparcia, w okresie trwałości będzie też mogła przeprowadzić kontrolę projektu.

Kontrola może być również przeprowadzona doraźnie. Dzieje się to wtedy, gdy pojawią się przypuszczenia, że trwałość projektu została naruszona. Aby uniknąć takiej sytuacji, powinieneś informować instytucję, która udzieliła wsparcia w szczególności o:

  • każdej zmianie w przedsiębiorstwie, instytucji mającej wpływ na osiągnięcie lub utrzymanie zadeklarowanych wskaźników rezultatu w projekcie;
  • możliwości odzyskania podatku VAT, w przypadku, gdy był on wydatkiem kwalifikowalnym w projekcie;
  • zmianach powodujących uzyskanie nieuzasadnionej korzyści;
  • zmianie charakteru lub własności projektu albo zaprzestaniu działalności.

***

Zobacz również

Co musisz wiedzieć, żeby zrealizować projekt

Dowiedz się co zrobić, by dokonać zmian w projekcie

Dowiedz się, jak przebiega kontrola

Kontrola towarzyszy realizacji każdego projektu, któremu udzielone zostało wsparcie z funduszy unijnych. Jest obowiązkowym elementem w trakcie jego trwania lub krótko po zakończeniu, poprzedzając ostateczne rozliczenie. Może też nastąpić w trakcie okresu trwałości projektu . Dowiedz się, jakie są zasady przeprowadzania kontroli i jak się do niej właściwie przygotować.

Od momentu przygotowania wniosku o dofinansowanie do podpisania umowy dotacjimija kilka miesięcy. Realizacja projektu to kolejne miesiące, a nawet lata. W tym czasie mogą zmienić się zarówno otoczenie, jak i warunki Twojego działania. Może się więc również pojawić potrzeba wprowadzenia zmian w projekcie. Jest to możliwe, chociaż ich zakres nie jest dowolny.

Wprowadzanie zmian wymaga szczególnej ostrożności i zachowania procedur, a samowolne działania mogą doprowadzić nawet do utraty części lub całości dotacji. Szczególnej uwagi wymaga dokonywanie zmian finansowych - w żadnym wypadku nie mogą one doprowadzić do zwiększenia kwoty dofinansowania, ani przekroczenia ustalonych w projekcie limitów wydatków.

Dopuszczalne zmiany

Dopuszczalny zakres zmian określony jest w umowie o dofinansowanie projektu.

Zwykle drobne zmiany, np. formalne (typu dane beneficjenta, adres) albo nie wpływające na podstawowe założenia projektu, mogą być dokonywane bez wcześniejszej zgody instytucji udzielającej wsparcia.O ich zaistnieniu należy jednak poinformować w terminie określonym w umowie o dofinansowanie

Zmian można dokonywać również w odniesieniu do pierwotnych założeń projektu.
W większości przypadków wymagane jest wtedy uzyskanie zgody instytucji udzielającej wsparcia na wprowadzenie zmiany. Czasem po przekazaniu informacji o planowanej zmianie powinniśmy poczekać na akceptację instytucji. Jeśli jednak zmiany nie są znaczące, często wystarcza tylko tzw. zgoda domniemana – czyli brak sprzeciwu instytucji, do której zgłosiliśmy zaplanowaną zmianę.

Należy pamiętać, aby przed dokonaniem jakichkolwiek modyfikacji, zgłosić to instytucji, która udzieliła dofinansowania (niezależnie czy wymaga to uzyskania przyzwolenia, czy tylko zgody domniemanej). Akceptacja zmian mających istotne znaczenie dla projektu już po ich wprowadzeniu, jest bowiem bardzo trudna, a często niemożliwa.

Modyfikacje projektu mogą dotyczyć wielu aspektów związanych z realizacją projektu, np.:

  • budżetu (zmiana wartości łącznych wydatków projekcie, przesuwanie wydatków między
    różnymi kategoriami w związku z różnicami cen, itp.),

  • wskaźników realizacji projektu, czyli tego, co zaplanowaliśmy zrealizować
    (ale tylko wtedy, kiedy nie wpłynie to na cel naszego projektu, a wartość tych wskaźników nie była czynnikiem decydującym o uzyskaniu punktów na etapie oceny naszego wniosku),

  • zakresu projektu (np. rezygnacja z jakiegoś zakupu, jeśli okazał się zbędny dla osiągnięcia celu projektu
    albo wprowadzenie dodatkowych działań, które ułatwią realizację przedsięwzięcia),

  • harmonogramu (przesunięcie realizacji działań w czasie, przesunięcie terminów ponoszenia wydatków,
    wydłużenie okresu realizacji projektu, itp.).

Aneksowanie umowy

Bez względu na to, czy zmiany wymagają zgody instytucji udzielającej wsparcia, czy też nie, część z nich wymaga sporządzenia aneksu do umowy. Szczegółowy zakres tych zmian, które wymagają aneksowania, jest zawsze określony w umowie o dofinansowanie, którą podpisujesz z instytucją udzielającą wsparcia. Mogą do nich należeć np. zmiana danych beneficjenta, zmiana numeru rachunku bankowego, zmiana okresu realizacji projektu.

Bardzo ważne informacje

W przypadku, gdy zauważysz potrzebę dokonania zmiany w projekcie, zawsze skonsultuj się z instytucją, która udzielała Tobie wsparcia.

 

                                                                                       ***

Zobacz również

Co musisz wiedzieć, żeby zrealizować projekt

Dowiedz się o instytucjach w Programie

Beneficjenci mają obowiązek oznakowania w sposób widoczny i czytelny zarówno środków trwałych, jak i wartości niematerialnych tworzonych lub uzyskanych w ramach projektów dofinansowanych z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2014-2020.

Wszystkie działania informacyjne i komunikacyjne beneficjenta powinny zawierać informacje o otrzymanym wsparciu za pomocą:

  1. symbolu Unii Europejskiej wraz z odniesieniem do Unii
  2. odniesienia do Europejskiego Funduszu Społecznego lub do Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego

W okresie projektu beneficjent informuje opinię publiczną o pomocy otrzymanej z funduszy polityki spójności przez:

  • zamieszczenie na stronie internetowej beneficjenta, jeżeli taka strona istnieje, krótkiego opisu operacji, proporcjonalnego do poziomu pomocy, obejmującego jego cele i wyniki, oraz podkreślającego wsparcie finansowe ze strony Unii
  • umieszczenie przynajmniej jednego plakatu z informacjami na temat projektu (minimalny rozmiar: A3), w tym informacjami dotyczącymi wsparcia finansowego z Unii, w miejscu łatwo widocznym dla ogółu społeczeństwa, takim jak wejście do budynku.

W przypadku projektów wspieranych z Europejskiego Funduszu Społecznego oraz, w stosownych przypadkach, przedsięwzięć wspieranych z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, beneficjent zapewnia, aby podmioty uczestniczące w operacji były poinformowane o takim wsparciu.

W okresie realizacji projektu finansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego beneficjent umieszcza, w miejscu łatwo widocznym dla ogółu społeczeństwa, tymczasowy billboard dużego formatu dla każdego zakładającego finansowanie działań w zakresie infrastruktury lub prac budowlanych, w przypadku której całkowite wsparcie publiczne przekracza 500 000 EUR.

Zasady promowania projektu będą opisane w przygotowywanym obecnie przez Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju Podręczniku wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji.

                                                                                              *****

Zobacz również

Weź udział w promocji programu

Zasady promocji i oznakowania projektów