W związku z powtarzającymi się przypadkami naruszenia Wytycznych IZ RPO WP na lata 2014-2020 w sprawie udzielania zamówień współfinansowanych ze środków EFRR, w stosunku do których nie stosuje się ustawy Pzp , poprzez ustalenie terminu składania ofert, który nie obejmuje pełnych 7 dni (w przypadku dostaw i usług) lub 14 dni (w przypadku robót budowlanych), poniżej przypominamy zasady obowiązujące w tym zakresie.

Zgodnie z pkt. 21 lit. a ppkt. vi ww. Wytycznych termin na złożenie oferty powinien wynosić w przypadku dostaw i usług nie mniej niż 7 dni, a w przypadku robót budowlanych nie mniej niż 14 dni od daty upublicznienia zapytania ofertowego. W przypadku zamówień o wartości szacunkowej równej lub przekraczającej 5 225 000 euro w przypadku zamówień na roboty budowlane, 209 000 euro w przypadku zamówień na dostawy i usługi, termin wynosi nie mniej niż 30 dni od daty upublicznienia zapytania ofertowego. Termin 7, 14 albo 30 dni liczy się od dnia następnego po dniu upublicznienia zapytania ofertowego, a kończy się z upływem ostatniego dnia. Jeżeli koniec terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin upływa dnia następnego po dniu lub dniach wolnych od pracy.

Przykład 1 - zamówienia na dostawy/usługi

Zamawiający w dniu 2 sierpnia 2017 r. opublikował w bazie konkurencyjności ogłoszenie na dostawę sprzętu komputerowego. Ostatnim dniem minimalnego terminu składania ofert (7 pełnych dni), liczonego od 3 sierpnia, powinien być 9 sierpnia do północy. Mając na uwadze, iż po godzinach pracy nie byłoby możliwe złożenie oferty, termin składania i otwarcia ofert należało określić na dzień 10 sierpnia, np. o godz. 9:00.

Schemat obrazujący Przykład 1

Przykład 2 – zamówienie na roboty budowlane

Zamawiający w dniu 2 sierpnia 2017 r. opublikował w bazie konkurencyjności ogłoszenie na termomodernizację budynku. Ostatnim dniem minimalnego terminu składania ofert (14 pełnych dni), liczonego od 3 sierpnia, powinien być 16 sierpnia do północy. Mając na uwadze, iż po godzinach pracy nie byłoby możliwe złożenie oferty, termin składania i otwarcia ofert należało określić na dzień 17 sierpnia, np. o godz. 9:00.

Schemat obrazujący Przykład 2

Przykład 3 – zamówienie o wartości szacunkowej powyżej 209 tys. euro (dostawy i usługi) lub 5 225 tys. euro (roboty budowlane)

Niezależnie od rodzaju zamówienia o wartości szacunkowej równej lub przekraczającej 5 225 000 euro w przypadku zamówień na roboty budowlane, 209 000 euro w przypadku zamówień na dostawy i usługi, termin wynosi nie mniej niż 30 dni od daty upublicznienia zapytania ofertowego. Zamawiający w dniu 1 sierpnia 2017 r. opublikował ogłoszenie w bazie konkurencyjności. Ostatnim dniem minimalnego terminu składania ofert (30 pełnych dni), liczonego od 2 sierpnia, powinien być 31 sierpnia do północy. Mając na uwadze, iż po godzinach pracy nie byłoby możliwe złożenie oferty, termin składania i otwarcia ofert należało określić na dzień 1 września, np. o godz. 9:00.

Schemat obrazujący Przykład 3

Konsekwencją opisanego na wstępie naruszenia jest korekta finansowa nałożona w oparciu kategorię nieprawidłowości indywidualnej nr 14 – tj. „Ustalenie terminów składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia krótszych niż przewidziane we właściwych procedurach jako minimalne albo zastosowanie procedury przyspieszonej bez wystąpienia ustawowych przesłanek jej stosowania”, określoną w Rozporządzeniu Ministra Rozwoju z dnia 29 stycznia 2016 r. w sprawie warunków obniżania wartości korekt finansowych oraz wydatków poniesionych nieprawidłowo związanych z udzielaniem zamówień, w wysokości co najmniej 2%, a w skrajnych przypadkach (gdy termin na składanie ofert zostanie skrócony o więcej niż 50% terminu podstawowego) nawet 25%.

Podsumowanie:

  • Dnia, w którym opublikowano zapytanie ofertowe nie uwzględniamy przy liczeniu terminu składania ofert,
  • Termin składania ofert liczymy do końca ostatniego dnia, tj. do północy, w związku z czym faktycznym ostatnim dniem na złożenie oferty będzie najbliższy dzień roboczy,
  • Jeżeli masz wątpliwość dla pewności do podstawowego terminu (7, 14 lub 30 dni) dodaj dwa dni więcej (dzień publikacji i dzień składania ofert) i ustal termin na dzień roboczy wynikający z takiego wyliczenia.

Pamiętaj!!!

Nawet jeżeli korekta wyniesie tylko 2% wartości umowy, to w przypadku zamówień o wartości kilku milionów złotych jej wysokość może wynieść kilkadziesiąt tysięcy złotych. Taką korektę beneficjent będzie zobowiązany sfinansować z własnych środków.