Materiały ze szkolenia on-line dotyczącego archiwizacji dokumentacji projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2014-2020, które odbyło się 9 listopada 2021 r.

Program szkolenia:

Formy i rodzaje dokumentacji powstającej przy realizacji projektów RPO WP
1) Pojęcie dokumentacji oraz jej rodzaje.
2) Postać dokumentacji (elektroniczna, papierowa).
3) Podział dokumentacji projektów unijnych.
4) Ochrona prawna dokumentacji i odpowiedzialność aktotwórcy.

Przepisy prawa dot. dokumentacji powstającej przy realizacji projektów RPO WP
1) Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
2) Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej.
3) Przepisy kancelaryjno-archiwalne (instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego/składnicy akt).
4) Umowy dotyczące projektów RPO WP.

Obowiązki instytucji tworzącej dokumentację projektową
1) Własne przepisy kancelaryjno-archiwalne uzgodnione w obowiązującym trybie.
2) Obieg dokumentacji w podmiocie.
3) Warunki przechowywania dokumentacji w podmiocie (komórka merytoryczna, archiwum zakładowe/składnica akt).

Jednolity rzeczowy wykaz akt – konstrukcja i stosowanie
1) Zasady budowy jrwa oraz wprowadzania do niego zmian (tj. dodawanie nowych klas, rozbudowa istniejących oraz modyfikacja ich brzmienia, uzupełnienie) w zakresie spraw związanych z dokumentacją unijną.
2) Klasyfikacja i kwalifikacja archiwalna dokumentacji.
3) Dobór klas rzeczowych do prowadzonych spraw i gromadzonej dokumentacji.

Rejestracja i gromadzenie dokumentacji w podmiocie
1) Bezdziennikowy system kancelaryjny.
2) Dokumentacja tworząca i nie tworząca akta spraw.
3) Pojęcie akt sprawy w przypadku dokumentacji projektowej.
4) Rejestracja sprawy, znak sprawy, tworzenie i gromadzenie akt sprawy.
5) Teczka rzeczowa, podteczki i ich zastosowanie w zakresie dokumentacji projektowej.    
6) Opisywanie teczek aktowych.                                                                                               
7) Zakładanie i prowadzenie spisów spraw, w tym dla podteczek.
8) Gromadzenie dokumentacji nie stanowiącej akt sprawy.

Archiwizacja dokumentacji powstającej przy realizacji projektów RPO WP
1) Standardy postępowania z dokumentacją.
2) Porządkowanie dokumentacji spraw zakończonych przed ich przekazaniem do archiwum zakładowego/składnicy akt.
3) Sporządzenie ewidencji i przekazanie dokumentacji do archiwum zakładowego/składnicy akt.
4) Gromadzenie dokumentacji projektowej w archiwum zakładowym/składnicy akt.
5) Zasady udostępniania dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym/składnicy akt.
6) Zasady brakowania dokumentacji niearchiwalnej.
7) Zasady przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego.

Do pobrania:

Prezentacja ze szkolenia dot. archiwizacji dokumentacji projektów RPO WP (PDF, 5.76 MB )