Stanowisko Instytucji Zarządzającej RPO WP 2014-2020 w sprawie zagrożenia epidemiologicznego w Polsce rozszerzone o informacje nt. pakietu dla EFS

W konsekwencji obecnego zagrożenia epidemiologicznego w Polsce oraz w związku z jego wpływem na realizację projektów  w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2014-2020 (dalej: RPO WP 2014-2020), poniżej przedstawiono stanowisko Instytucji Zarządzającej RPO WP 2014-2020 w przedmiotowej sprawie:

Kluczową kwestią jest konieczność zapobiegania rozprzestrzenianiu się wirusa SARS-CoV-2, w związku z tym Instytucja Zarządzająca RPO WP 2014-2020 zwraca się z uprzejmą prośbą do beneficjentów, wnioskodawców, ostatecznych odbiorców, uczestników projektów oraz innych instytucji i osób, aby:

• ograniczyć bezpośrednie (osobiste) składanie korespondencji lub dokumentów tylko do sytuacji szczególnie uzasadnionych,
• w miarę możliwości zastąpić wizyty osobiste we wszelkich sprawach kontaktami przez telefon, pocztę elektroniczną (e-mail) oraz system SL2014, a w razie konieczności spotkania, uzgodnić je wcześniej z właściwymi pracownikami,
• odwołać lub przenieść na inny termin wizyty zagraniczne i krajowe, szkolenia, konferencje oraz podobne wydarzenia realizowane w ramach projektów współfinansowanych z RPO WP 2014-2020,
• ograniczyć planowanie i organizowanie nowych wyjazdów krajowych i zagranicznych do czasu unormowania sytuacji w Polsce i krajach docelowych.

W tym kontekście Instytucja Zarządzająca RPO WP 2014-2020 informuje, że wszystkie udostępnione Państwu numery telefonów oraz adresy e-mail pracowników Departamentów Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podkarpackiego oraz opiekunów projektów w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Rzeszowie są aktualne i funkcjonują w godzinach pracy Urzędów.   

Niemniej jednak, odwołanie, skrócenie lub przeniesienie na inny termin zaplanowanych w projektach szkoleń, konferencji, wizyt krajowych i zagranicznych oraz podobnych wydarzeń, a także opóźnienie dostaw lub rekomendowane przez Wojewodę Podkarpackiego oraz Wojewódzki Urząd Pracy w Rzeszowie zamknięcie placówek świadczących usługi dla seniorów, dzieci i młodzieży oraz osób zagrożonych wykluczeniem społecznym, pociąga za sobą konieczność odniesienia się do kwalifikowalności często nieodwracalnie poniesionych wydatków.

W związku z powyższym na uwagę zasługuje fakt, że projekty realizowane w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego (EFS) są w sposób szczególny narażone na konsekwencje wynikające z ograniczeń związanymi z pandemią koronawirusa. Stąd Instytucja Zarządzająca RPO WP 2014-2020 oraz Instytucja Pośrednicząca w realizacji RPO WP 2014-2020 – Wojewódzki Urząd Pracy w Rzeszowie wprowadza dodatkowe działania adresowane wyłącznie do beneficjentów i uczestników projektów EFS.

Pakiet dla EFS

Ze względu na fakt, że sytuacja poszczególnych podmiotów może być różna i wynikać zarówno ze specyfiki danego projektu, stadium jego realizacji, jak i obszaru działalności beneficjenta, zasadność podjęcia proponowanych, dodatkowych działań powinna być rozstrzygana indywidualnie:

1. przypadku projektów lub naborów, przy realizacji których występują lub mogą

wystąpić opóźnienia – w zależności od konkretnego przypadku i po dokonaniu oceny rzeczywistego wpływu obecnej sytuacji na realizację danego projektu lub naboru:

• kwalifikowanie wydatków związanych z odwoływanymi wizyt zagranicznych i krajowych, szkoleń, konferencji, spotkań (warunki wskazane w stanowisku jak dla wszystkich projektów RPO WP 2014-2020),
• w przypadku kosztów funkcjonowania placówek utworzonych ze środków EFS, takich jak np. placówki opieki nad dziećmi do lat trzech – kwalifikowanie kosztów stałych funkcjonowania miejsc opieki (w tym kosztów personelu), które muszą być ponoszone pomimo braku dzieci w placówce,
• w przypadku stypendiów stażowych - uznawanie oświadczeń uczestników dotyczących między innymi konieczności opieki nad dzieckiem w wieku do lat 8, oświadczeń uczestników o zawieszeniu działalności przedsiębiorstwa, w którym odbywa się staż, oświadczeń uczestników o konieczności przebywania uczestnika w miejscu zamieszkania jako wystarczającego potwierdzenia udokumentowanej niezdolności do wykonywania zadań (mając na uwadze troskę o dobro wszystkich zaangażowanych w te procesy osób rekomenduję honorowanie ww. oświadczeń bez konieczności osobistego lub elektronicznego podpisu w momencie ich składania - w miarę możliwości takie podpisy można zebrać od uczestników po zmniejszeniu zagrożenia epidemiologicznego w kraju),
• zachowanie ścisłej współpracy opiekunów projektów z beneficjentami i niezwłoczne reagowanie na zgłaszane potrzeby i trudności występujące w projektach.

W przypadku ostatecznych odbiorców projektów, którym w ramach projektu przyznano dotacje lub pożyczki na rozpoczęcie działalności gospodarczej – możliwość czasowego zawieszenia prowadzonej działalności gospodarczej. Okres zawieszenia działalności w związku ze skutkami koronawirusa nie byłby traktowany jako naruszenie wymogu trwałości. Okres ten nie byłby wliczany do wymaganego okresu utrzymania działalności gospodarczej a zatem po ponownym podjęciu działalności musiałaby ona być prowadzona proporcjonalnie dłużej o okres jej zawieszenia.

Siła wyższa

W związku z powyższym, Instytucja Zarządzająca RPO WP 2014-2020 informuje, że jeśli z powodu ryzyka zakażenia koronawirusem dana forma wsparcia się nie odbędzie, a poniesiono już koszty z tym związane lub będą one musiały zostać poniesione (np. noclegu w hotelu, biletów kolejowych i lotniczych, wynagrodzeń dostawców lub personelu itp.), należy przyjąć, że zdarzenie takie nosi znamiona działania siły wyższej, której skutkiem jest zaburzenie życia zbiorowego. Podjęte zobowiązania finansowe beneficjenci mogą wówczas pokryć ze środków projektu RPO WP 2014 – 2020.

W ramach RPO WP 2014-2020 obowiązują następujące uregulowania dotyczące siły wyższej (wzór umowy o dofinansowanie – projekty współfinansowane z EFRR, OWRP – projekty współfinansowane z EFS):

1. Beneficjent nie jest odpowiedzialny wobec Instytucji Zarządzającej / Instytucji Pośredniczącej w związku z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem obowiązków wynikających z Umowy tylko w takim zakresie, w jakim takie niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest wynikiem działania siły wyższej.
2. Beneficjent jest zobowiązany niezwłocznie poinformować Instytucję Zarządzającą / Instytucję Pośredniczącą o fakcie wystąpienia działania siły wyższej, udowodnić te okoliczności poprzez przedstawienie dokumentacji potwierdzającej wystąpienie zdarzeń mających cechy siły wyższej oraz wskazać zakres i wpływ, jaki zdarzenie miało na przebieg realizacji Projektu.
3. Zarówno Instytucja Zarządzająca / Instytucja Pośrednicząca, jak i Beneficjent są zobowiązani do niezwłocznego pisemnego zawiadomienia drugiej Strony o przypadku wystąpienia siły wyższej wraz z podaniem uzasadnienia. O ile Strona powiadomiona nie wskaże inaczej na piśmie, Strona, która dokonała zawiadomienia, będzie kontynuowała wykonywanie swoich obowiązków wynikających z Umowy, w takim zakresie, w jakim jest to praktycznie uzasadnione i faktycznie możliwe, jak również zobowiązana jest do podjęcia wszystkich alternatywnych działań i czynności zmierzających do wykonania Umowy, których podjęcia nie wstrzymuje zdarzenie siły wyższej.
4. W przypadku ustania siły wyższej, Strony niezwłocznie przystąpią do realizacji wszystkich swoich obowiązków wynikających z Umowy.
5. W przypadku, kiedy dalsza realizacja Projektu nie jest możliwa z powodu działania siły wyższej, Beneficjent jest zobowiązany podjąć działania zmierzające do rozwiązania Umowy.

Instytucja Zarządzająca zwraca jednak uwagę, że Beneficjenci są zobowiązani każdorazowo podjąć działania w celu zminimalizowania kosztów, np. odzyskać część lub całość środków od organizatorów spotkań, bilety kolejowe i lotnicze (niektóre linie lotnicze wprowadzają możliwość bezpłatnej zmiany rezerwacji lotu), itp.

Podsumowując, Instytucja Zarządzająca RPO WP 2014-2020 oraz Instytucja Pośrednicząca w realizacji RPO WP 2014-2020 – Wojewódzki Urząd Pracy w Rzeszowie będą akceptować koszty związane z niezrealizowanymi ze wskazanych na wstępie powodów działaniami projektowymi pod warunkiem:

• zaciągnięcia przez beneficjenta zobowiązań na ten cel przed 11.03.2020 r.,
• udokumentowania braku możliwości odzyskania poniesionych na ten cel środków (np. odzyskanie kosztów rezerwacji lub zaliczek od dostawców i usługodawców zakończyło się niepowodzeniem) oraz
• przekazania uzasadnienia powodów odwołania planowanej formy wsparcia (np. ograniczone możliwości wjazdu do danego kraju, w związku z ryzykiem zakażenia koronawirusa, brak zgody uczestników projektu na udział np. w szkoleniu).

Uwzględniając powyższe, Instytucja Zarządzająca zwraca się z prośbą o zgłaszanie wszelkich poniesionych wydatków, które z uwagi na zaistniałą w kraju sytuację dotyczą niezrealizowanej części projektu – celem ustalenia dalszego sposobu postępowania.

W przypadku problemów w zakresie terminowej realizacji inwestycji spowodowanych epidemią, w tym problemów w dostawach podzespołów, produktów i urządzeń, w szczególności z terenu Chin, będzie możliwość, w odniesieniu do odpowiednio udokumentowanych i uzasadnionych przypadków, wydłużenia terminu realizowanych projektów.

Uwaga!

Podkreślenia wymaga, że wszystkie przypadki kwalifikowania wydatków na działania projektowe niezrealizowane w związku z zagrożeniem epidemiologicznym będą rozpatrywane indywidualnie przez Instytucję Zarządzającą RPO WP oraz Instytucję Pośredniczącą w realizacji RPO WP 2014-2020 – Wojewódzki Urząd Pracy w Rzeszowie.