WAŻNE: Beneficjenci realizujący projekty finansowane z EFS w ramach RPO WP 2014-2020, którzy w celu łagodzenia negatywnych skutków pandemii COVID-19 zamierzają korzystać z rządowej tarczy antykryzysowej, powinni mieć na uwadze ryzyko wystąpienia podwójnego finansowania wydatków związanych z realizacją projektów – w szczególności kosztów wynagrodzeń. W związku z powyższym, przy rozliczaniu wydatków we wnioskach o płatność należy zwrócić szczególną uwagę na to, czy dane koszty nie zostały już sfinansowane z innych źródeł publicznych.

Część I – obowiązują wszystkie projekty współfinansowane z EFS

  1.  Czy Beneficjent, który realizuje projekt może ubiegać się o uzyskanie dopłaty do wynagrodzeń pracowników, o których mowa w specustawie COVID-19?

Beneficjent i partnerzy realizujący projekt jako podmioty gospodarcze mogą ubiegać się o dopłatę do wynagrodzenia pracowników do FGŚP, PUP, ZUS lub skorzystać z jakichkolwiek ulg określonych w przepisach specustawy COVID-19. Niemniej jednak korzystanie z tych ulg / dopłat nie może powodować podwójnego finansowania. Podmiot wnioskując o te środki zobowiązany jest złożyć oświadczenie o braku podwójnego finansowania. Jeżeli więc Beneficjent realizujący projekt, uzyska dopłaty na wynagrodzenie pracowników projektu, nie będzie mógł rozliczyć wynagrodzeń w całości jako wydatki kwalifikowalne, a tylko w takiej wysokości w jakiej nie uzyskał dofinansowania ze środków krajowych. Zgodnie bowiem z Wytycznymi kwalifikowalności (rozdział 6.7), niedozwolone jest podwójne finansowanie wydatków w projektach.

W celu kwalifikowania całości wynagrodzenia personelu konieczne jest potwierdzenie, że Beneficjent nie skorzystał z dopłat krajowych wynikających ze specustawy COVID-19.

TERMINY

  1. Czy z uwagi na zaistnienie siły wyższej w postaci zagrożenia COVID-19 istnieje możliwość wydłużenia terminu na złożenie wniosku o płatność oraz przedłużenia realizacji projektu?

Tak, zarówno terminy składania wniosków o płatność jak i realizacji projektu mogą zostać wydłużone. Zgodnie z zapisami specustawy o szczególnych rozwiązaniach wspierających realizację programów operacyjnych w związku z wystąpieniem COVID-19 w 2020 r. określone w umowach o dofinansowanie albo w decyzjach o dofinansowaniu terminy składania wniosków o płatność przypadające w okresie do dnia 31 grudnia 2020 r. – ulegają wydłużeniu o 30 dni, a terminy zakończenia realizacji projektów – ulegają wydłużeniu o 90 dni. W szczególnie uzasadnionych przypadkach IP może, na wniosek Beneficjenta, wydłużyć ww. terminy, ale nie dłużej niż do dnia 31 grudnia 2023 r.

  1. Duża część projektów obecnie znajduje się w końcowej fazie a same wskaźniki zostały już osiągnięte. Czy w takim przypadku zasadnym jest wydłużanie projektu?

Ustawa o szczególnych rozwiązaniach wspierających realizację programów operacyjnych w związku z wystąpieniem COVID-19 w 2020 r. z 3.04.2020 (tzw. specustawa funduszowa – Dz.U. z 2020, poz. 694) w art. 13 wydłuża wszystkie projekty o 90 dni, przy czym nie wyklucza się wcześniejszego zakończenia projektu i złożenia wniosku o płatność końcową. Do każdego przypadku należy więc podchodzić indywidualnie.

  1. Czy w obecnej sytuacji Beneficjent może złożyć wniosek o płatność w terminie późniejszym niż wynika to z zapisów umowy?

Zgodnie z zapisami art. 13 specustawy funduszowej (ustawa z dnia 17 kwietnia 2020 r., Dz. U. z 2020 r. poz. 694) istnieje możliwość złożenia wniosku o płatność w terminie późniejszym niż wynika to z umowy o dofinansowanie. Zgodnie z zapisami ww. ustawy termin na złożenie wniosku o płatność został wydłużony o 30 dni. W szczególnie uzasadnionych przypadkach IP może, na wniosek Beneficjenta, wydłużyć  ten termin, jednak nie dłużej niż do dnia 31 grudnia 2023 r.

KOSZTY STAŁE, KOSZTY POŚREDNIE

  1. Zgodnie z dotychczasowymi zaleceniami – możliwe jest kwalifikowanie stałych kosztów funkcjonowania otwartych podmiotów utworzonych ze środków EFS mimo braku możliwości świadczenia w nich wsparcia. Mowa tu o kosztach, które muszą być ponoszone pomimo np. braku dzieci w OWP.  Proszę o odpowiedź na pytanie, czy możemy kwalifikować wydatki związane z personelem merytorycznym zatrudnionym na umowie cywilnoprawnej w sytuacji, gdy nie ma możliwości świadczenia usług z uwagi na specyfikę wsparcia i grupy docelowej. Dotyczy to zamkniętych/niefunkcjonujących w czasie pandemii DPS, świetlic środowiskowych, mieszkań chronionych, usług opiekuńczych, itp. oraz braku możliwości realizacji zadań w formie zdalnej – np. w przypadku usług środowiskowych.

Wszystkie koszty stałe funkcjonowania podmiotów utworzonych ze środków EFS pomimo braku możliwości świadczenia w nich wsparcia z uwagi na epidemię COVID-19 i decyzje na szczeblu krajowym, w tym wynagrodzenia pracowników zaplanowane w projekcie są co do zasady kwalifikowalne i mogą być ponoszone w projekcie. Personel merytoryczny może być jednak zaangażowany na podstawie umowy o pracę – i wtedy nie ma żadnej wątpliwości, że wynagrodzenie jest kwalifikowalne w pełni, ale również na podstawie umowy cywilno-prawnej – i w takim przypadku do możliwości kwalifikowania wydatków należy podejść indywidualnie biorąc pod uwagę kilka czynników:

  • możliwości świadczenia usług w innej formie, zdalnej (np. usługi logopedy), bezpośredniej (np. usługi opiekuńcze w miejscu zamieszkania) – w takim przypadku w pierwszej kolejności należy zmienić sposób świadczenia usługi i wtedy można kwalifikować wydatki związane z wyświadczonymi usługami; jeżeli charakter usługi wyklucza możliwość realizacji usługi – należy zbadać pozostałe czynniki, aby zdecydować czy należy kwalifikować wydatki;
  • warunków umowy – jeżeli umowa zakłada zapłatę za gotowość – w każdym przypadku można wydatki kwalifikować; jeżeli umowa zakłada zaangażowanie personelu w zależności od potrzeb i wynagrodzenie z tego tytułu jest zależne od liczby wykonanych usług, to jeżeli te usługi się nie odbyły, nie można ich będzie kwalifikować;
  • decyzji dotyczącej dalszej realizacji projektu – jeżeli Beneficjent zakłada przesunięcie działań na późniejszy okres (specustawa funduszowa zakłada przedłużenie o 90 dni każdego projektu, z czego Beneficjent nie musi skorzystać), będzie musiał wykonać usługi w późniejszym  terminie, więc będzie mógł kwalifikować wydatki za usługi, które zostały zrealizowane z opóźnieniem; w takim przypadku nie powinien ich kwalifikować w okresie „przestoju”.

  1. Działalność bieżąca przedszkola – zgodnie z wytycznymi ds. edukacji trwa w projekcie 12 miesięcy – czy można ten okres zawiesić i po epidemii kontynuować czy wtedy można kwalifikować wynagrodzenia nauczycieli w okresie zawieszenia?

W okresie 12 miesięcy finansowania działalności bieżącej nowo tworzonych miejsc w ramach projektu EFS możliwe jest kwalifikowanie kosztów stałych placówki mimo braku dzieci w placówce spowodowanego pandemią. Są to koszty konieczne do ponoszenia w związku z trudnościami i ograniczeniami związanymi z COVID-19 i są kwalifikowalne. Okres, w którym dzieci nie uczęszczają do placówki, ale ponoszone są wydatki na koszty stałe, będzie się wliczał do maksymalnego okresu finansowania działalności bieżącej przedszkola, wynoszącego 12 miesięcy.

Beneficjent, za zgodą IZ RPO, ma również możliwość zawieszenia działalności w okresie 12 miesięcy finansowania działalności bieżącej nowo tworzonych miejsc i niekwalifikowania w tym czasie żadnych kosztów projektu. Okres tego zawieszenia nie będzie się wliczał do okresu 12 miesięcy. Wsparcie będzie kontynuowane po ponownym otwarciu placówki. Okres zawieszenia działalności przedszkola nie wydłuża okresu obowiązkowej trwałości miejsc przedszkolnych. Trwałość w takim przypadku należy zachować w okresie pierwotnie przewidzianym we wniosku o dofinansowanie.

  1. Jakie koszty można uznać za koszty stałe funkcjonowania miejsc w podmiotach utworzonych z EFS?

Będą to koszty, które np. żłobek musi ponieść niezależnie od obecności dzieci jak np. opłaty, czynsz, wynagrodzenie pracowników (zgodnie z opisem powyżej). Kosztami stałego funkcjonowania nie będą natomiast np. posiłki, które są dodatkowo opłacane w zależności od liczby wydanych posiłków.

  1. Czy istnieje możliwość wypłaty środków na koszty pośrednie niezależnie od wysokości rozliczanych kosztów bezpośrednich, przy zastrzeżeniu, że koszty pośrednie nie będą wyższe niż wartość tych kosztów wskazana w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu?

W przypadku PO WER, wzór umowy o dofinansowanie (paragraf 9 ust. 1 pkt 2) stanowi, że kolejne transze dofinansowania są przekazywane po:

  • złożeniu i zweryfikowaniu wniosku o płatność, w którym Beneficjent potwierdza wydatkowanie co najmniej 70% łącznej kwoty otrzymanych transz dofinansowania 
    oraz
  • zatwierdzeniu przez IP wniosków o płatność złożonych za wcześniejsze okresy rozliczeniowe niż wniosek (dotyczy sytuacji gdy w ramach projektu wypłacono co najmniej dwie transze dofinansowania)

Ust. 3 paragrafu 9 wskazuje, że potwierdzenie wydatków obejmuje wykazanie wydatków bezpośrednich we wniosku o płatność oraz oświadczenie o poniesionej kwocie kosztów pośrednich, bez względu na wysokość kosztów bezpośrednich wykazanych we wnioskach o płatność, ale w kwocie nie większej niż wskazana w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie. Niezależnie od złożonego oświadczenia, Beneficjent jest zobowiązany rozliczyć koszty pośrednie co najmniej w tej kwocie zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności (czyli jako % kosztów bezpośrednich), nie później niż w końcowym wniosku o płatność.

Zatem wyżej przytoczony zapis umożliwia, w obecnych szczególnych warunkach epidemii i związanym z nią brakiem możliwości realizacji działań w projektach, zatwierdzenie WNP i przekazanie kolejnej transzy również w sytuacji, gdy wartość rozliczanych w WNP kosztów bezpośrednich wynosi
0 zł, a oświadczenie Beneficjenta o wielkości poniesionych kosztów pośrednich wskazuje na wydatkowanie 70% otrzymanych środków. Beneficjent może wykazywać do rozliczenia koszty pośrednie o wartości wyższej nawet niż koszty bezpośrednie, ale tylko do momentu osiągnięcia wartości nominalnej kosztów pośrednich wynikającej z umowy o dofinansowanie.

UWAGA! W przypadku projektów realizowanych w ramach Regionalnych Programów Operacyjnych  – taka możliwość zależy  od zapisów umowy o dofinansowanie i przyjętego sposobu rozliczania.

  1. Czy istnieje możliwość przejścia na rozliczanie kosztów pośrednich na podstawie faktycznie ponoszonych wydatków?

Nie ma możliwości zmiany sposobu rozliczania kosztów pośrednich. Koszty pośrednie są rozliczane stawkami ryczałtowymi i przepisy unijne nie dają żadnej możliwości zmiany sposobu kwalifikowania wydatków w trakcie jego realizacji.

  1. Czy jako Jednostka Finansów Publicznych (Województwo lub szpital) może zrezygnować w całości lub części z kosztów pośrednich w projekcie?

Beneficjent może albo kwalifikować koszty pośrednie zgodnie z wytycznymi w zakresie kwalifikowalności (zgodnie z % tam wskazanym), albo zrezygnować całkowicie z kosztów pośrednich. Nie ma możliwości  natomiast częściowego kwalifikowania kosztów pośrednich. To na co Beneficjent wydatkuje środki w ramach kosztów pośrednich pozostaje w jego gestii i nie podlega to weryfikacji a dla Beneficjenta może stanowić dodatkowe środki na obsługę projektu lub działań.

UPROSZCZONE FORMY ROZLICZANIA

  1. Jak należy podchodzić do propozycji np. zmiany formy szkoleń na zdalne w przypadku projektów rozliczanych z zastosowaniem kwot ryczałtowych? Czy należy ponownie przeliczać i weryfikować budżety, czy też należy podejść do tego elastycznie i skupić się na osiągnięciu celu i założeń tych projektów (wskaźników do kwot ryczałtowych)?

W projektach rozliczanych z zastosowaniem kwot ryczałtowych, ze względu na obowiązujące regulacje, w tym zwłaszcza przepisy unijne, należy dążyć do osiągania zakładanych pierwotnie celów i rezultatów projektu. W związku z brakiem jednoznacznego stanowiska KE w zakresie sposobu postępowania z projektami ryczałtowymi do każdego przypadku należy podchodzić indywidualnie. Ze względu jednakże na wystąpienie siły wyższej w postaci pandemii COVID-19 wskazane jest stosowanie elastycznego podejścia i koncentracji na osiągnięciu produktu lub rezultatu założonego dla kwoty ryczałtowej.

Jeżeli więc Beneficjent chce skorzystać z możliwości zmiany formy szkoleń ze stacjonarnej na zdalną, należy mu to umożliwić przy zachowaniu poniższych wymogów:

  1. szkolenia w trybie zdalnym powinny być prowadzone w czasie rzeczywistym, z wykorzystaniem połączeń on-line; trener prowadzi szkolenie w czasie rzeczywistym, w formie umożliwiającej przekazanie i utrwalenie treści określonych w programie szkolenia; liczba uczestników szkolenia powinna umożliwić wszystkim interaktywną swobodę udziału we wszystkich przewidzianych elementach zajęć (ćwiczenia, rozmowa na żywo, chat, testy, ankiety, współdzielenie ekranu itp.); materiały dydaktyczne mogą przybrać formę e-podręczników, plików dokumentów przygotowanych w dowolnym formacie, materiałów VOD, itp.; materiały powinny zostać dostarczone uczestnikom przed rozpoczęciem szkolenia;
  2. realizator szkolenia powinien zapewnić rozwiązania techniczne pozwalające uczestnikom w pełni zrealizować zakładany program szkolenia; realizator szkolenia powinien wskazać:
    • platformę /rodzaj komunikatora, za pośrednictwem którego prowadzone będzie szkolenie,
    • minimalne wymagania sprzętowe, jakie musi spełniać komputer uczestnika,
    • minimalne wymagania dotyczące parametrów łącza sieciowego, jakim musi dysponować uczestnik,
    • niezbędne oprogramowanie umożliwiające uczestnikom dostęp do prezentowanych treści i materiałów,
    • okres ważności linku umożliwiającego uczestnictwo w szkoleniu on-line;
  3. w przypadku, gdy szkolenie było już realizowane w formie stacjonarnej organizator szkolenia ma obowiązek uzyskania akceptacji zmiany formy szkolenia na zdalną od wszystkich uczestników; fakt uzyskania akceptacji powinien być udokumentowany, np. w postaci zarchiwizowanej korespondencji mailowej;
  4. całość szkolenia realizowanego zdalnie musi być rejestrowana/ nagrywana na potrzeby m.in. monitoringu, kontroli lub audytu; nie ma obowiązku rejestrowania/nagrywania wizerunku uczestników (wideo), niemniej jeśli szkolenie ma formę szkolenia zdalnego, na nagraniu powinien być widoczny trener, a podmiot realizujący szkolenie powinien zadbać o odpowiednie udokumentowanie obecności wszystkich uczestników na szkoleniu (np. poprzez monitorowanie czasu zalogowania do platformy i wygenerowanie z systemu raportu na temat obecności/aktywności uczestników, czy też zebranie od uczestników potwierdzeń przekazanych mailem, że uczestniczyli w szkoleniu; na tej podstawie powinna zostać sporządzona lista obecności na szkoleniu); podmiot realizujący szkolenie musi zapewnić uzyskanie wszystkich niezbędnych zgód umożliwiających rejestrowanie/nagrywanie szkolenia; nagrywanie szkolenia i udostępnianie nagrania do celów kontroli, audytu lub monitoringu nie wymaga zgody trenera - jest obligatoryjne; jeżeli trener nie wyrazi na to zgody, wówczas szkolenie nie może się odbyć; udostępnienie nagrania do celów utrwalania efektów uczenia się jest opcjonalne i wymaga pozyskania przez podmiot realizujący szkolenie zgody od trenera na wykorzystanie nagrania do takiego celu;
  5. realizacja formy zdalnej nie zwalnia podmiotu realizującego szkolenie z obowiązków związanych z badaniem efektywności wsparcia, w tym pomiaru kompetencji nabytych na szkoleniu;
  6. realizator szkolenia musi zapewnić możliwość przekazania uczestnikom dokumentów potwierdzających zakończenie udziału w szkoleniu/efekty uczenia się/uzyskane kwalifikacje; dokumenty te mogą mieć formę elektroniczną.

Dla wydania zgody na wnioskowaną przez Beneficjenta zmianę w ww. zakresie, niezbędne jest uzasadnienie wskazujące na trudności i ograniczenia wynikające z pandemii COVID-19. Jednocześnie zgoda na dokonywanie zmiany formy świadczenia usługi szkoleniowej ze stacjonarnej na zdalną powinna dotyczyć wyłącznie okresu obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego, tj. od dnia 14 marca 2020 r. do odwołania oraz okresu obowiązywania stanu epidemii, tj. od dnia 20 marca 2020 r. do odwołania.

Taka zmiana formy świadczenia usługi nie wymaga zmiany kwoty ryczałtowej – jeżeli Beneficjent zakłada realizację usługi i będzie z niej rozliczany na dotychczasowych zasadach, chyba że wskaźniki lub dokumenty wyraźnie wskazywały na świadczenie usługi w formie zdalnej. W takim przypadku należy zmienić wniosek o dofinansowanie i umowę o dofinansowanie, tak aby dostosować wskaźniki i dokumenty. Taka zmiana – z uwagi na pandemię COVID-19 – jest możliwa w trakcie realizacji projektu, ale tylko faktycznie w zakresie wynikającym bezpośrednio z COVID-19.

  1. Jak należy podejść do rozliczenia wydatków jeżeli w ramach kwot ryczałtowych Beneficjenci zaplanowali wydatki, które w sposób oczywisty nie zostaną ponoszone, np. catering, dowóz uczestników projektu, wyjazdy edukacyjne - należy zatwierdzić całą kwotę ryczałtową tylko w przypadku zaproponowania przez Beneficjenta i zatwierdzenia przez instytucję innych zasadnych wydatków czy należy zatwierdzić kwotę bez wymagania potwierdzenia jakości realizacji danego zadania w zakresie w/w wydatków,  czy można zaproponować żeby Beneficjent przedstawił inne wydatki na ta kwotę – np. zakup drobnego sprzętu, czy też należy zmniejszyć proporcjonalnie kwoty ryczałtowe i rozliczyć mniejsze?

Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS i FS na lata 2014-2020 (Sekcja 6.6.1 pkt 4), kwota ryczałtowa jest to określona w umowie o dofinansowanie zapłata za wykonanie uzgodnionego na etapie zatwierdzania wniosku o dofinansowanie zadania w projekcie. W związku z brakiem jednoznacznego stanowiska KE w zakresie sposobu postępowania z projektami ryczałtowymi do każdego przypadku należy podchodzić indywidualnie.

Jeżeli w następstwie pandemii CODIV-19, którą należy rozpatrywać w kategorii wystąpienia siły wyższej, Beneficjent nie jest w stanie zrealizować zadania objętego kwotą ryczałtową w sposób określony w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie (np. zrealizował szkolenie w formie zdalnej a nie stacjonarnej), o ile osiągnął wskaźniki przyjęte dla rozliczenia tej kwoty ryczałtowej  i posiada dokumenty na potwierdzenie tego faktu (wskazane w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie) to nie można mówić o naruszeniu przez Beneficjenta warunków umowy o dofinansowanie dotyczących założeń projektu opisanych we wniosku o dofinansowanie. Jeżeli wskaźnik został osiągnięty to nie patrzymy na to, czy catering został dostarczony, etc. Ocenie powinien podlegać końcowy efekt.

Jeżeli jednak dana kwota ryczałtowa nie może być zrealizowana w żaden sposób z uwagi na pandemię COVID-19, IZ/IP może renegocjować warunki realizacji projektu i zmienić jego zakres,
w uzgodnieniu z Beneficjentem. Będzie to oznaczało renegocjowanie kwot ryczałtowych a tym samym rewizję budżetu, wskaźników i dokumentów na potwierdzenie ich wykonania. Należy jednak zwrócić szczególną uwagę, aby zmianie podlegały faktycznie tylko te kwoty ryczałtowe, których wykonanie nie było możliwe z uwagi na pandemię COVID-19.

  1. Jak należy podejść do rozliczenia wydatków jeżeli w ramach kwot ryczałtowych Beneficjenci zaplanowali osiągnięcie wskaźników, których nie są w stanie w 100% osiągnąć?

W związku z brakiem jednoznacznego stanowiska KE w zakresie sposobu postępowania z projektami ryczałtowymi do każdego przypadku należy podchodzić indywidualnie, w szczególności zweryfikować, czy faktycznie brak możliwości realizacji kwoty ryczałtowej wynika z COVID-19 czy innych czynników, na które Beneficjent mógł mieć wpływ.

W pierwszej kolejności należy dążyć do pełnej realizacji projektu bądź w drodze jego wydłużenia (o ile takie działanie jest zasadne i możliwe oraz pozwoli na osiągnięcie zakładanych wskaźników) bądź ewentualnie, o ile zadania niemożliwe do realizacji jeszcze się nie rozpoczęły, zmianę umowy o dofinansowanie i zastąpienie zadań niemożliwych do realizacji zadaniami adekwatnymi do istniejących warunków (zgodnie z odpowiedzią w pkt 9). Wprowadzane zmiany powinny być jednakże minimalizowane a wartość zawartej umowy o dofinansowanie co do zasady nie powinna wzrastać.

W przypadku gdy żadna z powyższych możliwości nie ma uzasadnienia, przy zamykaniu projektu należy ocenić wpływ COVID-19 na brak osiągnięcia realizacji projektu i rozważyć zastosowanie reguły proporcjonalności, która zasadniczo nie obowiązuje w przypadku projektów rozliczanych kwotami ryczałtowymi.

  1. Czy można aneksować umowy o dofinansowanie projektów rozliczanych kwotami ryczałtowymi – na to co się wydarzyło do 13 marca 2020 r. i na to co potem, np. Beneficjent zdążył przeszkolić część osób w związku z tym kwota ryczałtowa zostałaby podzielona proporcjonalnie do zrealizowanego rezultatu (jeśli przeszkolił 50% osób to dostaje 50% kwoty a pozostałe środki są zwracane lub projekt jest przedłużany a działania są kontynuowane kiedy taka możliwość się pojawi)?

Może się zdarzyć, że z powodu pandemii Beneficjent nie będzie w stanie zrealizować w ramach kwoty ryczałtowej działania, do którego bezpośrednio przypisany jest wskaźnik rozliczający kwotę ryczałtową, np. wyjazd edukacyjny, objęcie wsparciem szkoleniowym 100% zakładanych uczestników, ukończenie staży zawodowych przez 100% uczestników. W takiej sytuacji w oparciu o obecnie obowiązujące przepisy nie byłoby podstawy do kwalifikowania kwoty ryczałtowej, gdyż zadanie nie zostanie zrealizowane, a wskaźniki osiągnięte. W takiej sytuacji o ile to możliwe zaleca się wydłużenie okresu realizacji projektu do czasu aż Beneficjent będzie mógł zrealizować zadanie w pełnym zakresie i osiągnie zakładany dla kwoty wskaźnik / wskaźniki.

Ewentualnie, jeśli w indywidualnym przypadku IZ/IP uzna to za najlepsze rozwiązanie (np. zadanie się jeszcze nie rozpoczęło albo jego zakończenie nie jest możliwe), w drodze aneksu do umowy o dofinansowanie możliwa jest rezygnacja lub zmniejszenie zakresu takiego zadania i obniżenie wartości projektu o równowartość niezrealizowanego zadania lub też zastąpienie go innym zadaniem, które w obecnych warunkach Beneficjent jest w stanie zrealizować i jest ono zgodne z celem projektu. Należy jednak zwrócić uwagę, aby zmniejszenie zakresu dotyczyło wyłącznie działań niemożliwych do realizacji z uwagi na pandemię COVID-19.

  1. Czy w przypadku szkoleń językowych rozliczanych w oparciu o stawki jednostkowe, o których mowa w Wytycznych edukacji, realizowanych w formie stacjonarnej można przejść na realizację szkoleń on-line? Jeśli tak, to jakie wymogi należy spełnić?

Wprowadzenie zmiany realizacji formy szkoleń językowych rozliczanych stawkami jednostkowymi ze stacjonarnej na zdalną jest możliwe pod warunkiem zachowania wymogów określonych w pkt 8. Nie wymaga to zgody IP/IZ. Beneficjent powinien tylko poinformować IP o rozpoczęciu realizacji form zdalnej usługi szkoleniowej.

Takie podejście możliwe jest wyłącznie w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego, tj. od dnia 14 marca 2020 r. do odwołania oraz okresu obowiązywania stanu epidemii, tj. od dnia 20 marca 2020 r. do odwołania. Po odwołaniu stanu epidemii należy niezwłocznie wrócić do formy stacjonarnej szkoleń.

Wprowadzenie zmiany z formy szkoleń stacjonarnych na formę zdalną jest możliwe przy zachowaniu następujących warunków:

  • szkolenia w trybie zdalnym powinny być prowadzone w czasie rzeczywistym, z wykorzystaniem połączeń on-line; trener prowadzi szkolenie w czasie rzeczywistym,
    w formie umożliwiającej przekazanie i utrwalenie treści określonych w programie szkolenia; liczba uczestników szkolenia (zgodnie z Wytycznych w zakresie realizacji przedsięwzięć z udziałem środków Europejskiego Funduszu Społecznego w obszarze edukacji na lata 2014-2020 – jest to nie więcej niż 12 osób) powinna umożliwić wszystkim interaktywną swobodę udziału we wszystkich przewidzianych elementach zajęć (ćwiczenia, rozmowa na żywo, chat, testy, ankiety, współdzielenie ekranu itp.); materiały dydaktyczne mogą przybrać formę e-podręczników, plików dokumentów przygotowanych w dowolnym formacie, materiałów VOD, itp.; materiały powinny zostać dostarczone uczestnikom przed rozpoczęciem szkolenia;
  • realizator szkolenia powinien zapewnić rozwiązania techniczne pozwalające uczestnikom w pełni zrealizować zakładany program szkolenia; realizator szkolenia powinien wskazać:
    • platformę /rodzaj komunikatora, za pośrednictwem którego prowadzone będzie szkolenie,
    • minimalne wymagania sprzętowe, jakie musi spełniać komputer uczestnika,
    • minimalne wymagania dotyczące parametrów łącza sieciowego, jakim musi dysponować uczestnik,
    • niezbędne oprogramowanie umożliwiające uczestnikom dostęp do prezentowanych treści i materiałów,
    • okres ważności linku umożliwiającego uczestnictwo w szkoleniu on-line;
  • w przypadku, gdy szkolenie było już realizowane w formie stacjonarnej organizator szkolenia ma obowiązek uzyskania akceptacji zmiany formy szkolenia na zdalną od wszystkich uczestników; fakt uzyskania akceptacji powinien być udokumentowany np. w postaci zarchiwizowanej korespondencji mailowej; całość szkolenia realizowanego zdalnie musi być rejestrowana/ nagrywana na potrzeby m.in. monitoringu, kontroli lub audytu; nie ma obowiązku rejestrowania/nagrywania wizerunku uczestników (wideo), niemniej jeśli szkolenie ma formę szkolenia zdalnego, na nagraniu powinien być widoczny trener, a podmiot realizujący szkolenie powinien zadbać o odpowiednie udokumentowanie obecności wszystkich uczestników na szkoleniu (np. poprzez monitorowanie czasu zalogowania do platformy i wygenerowanie z systemu raportu na temat obecności/aktywności uczestników, czy też zebranie od uczestników potwierdzeń przekazanych mailem, że uczestniczyli w szkoleniu; na tej podstawie powinna zostać sporządzona lista obecności na szkoleniu); nagrywanie szkolenia i udostępnianie nagrania do celów kontroli, audytu lub monitoringu nie wymaga zgody trenera - jest obligatoryjne; jeżeli trener nie wyrazi na to zgody, wówczas szkolenie nie może się odbyć; udostępnienie nagrania do celów utrwalania efektów uczenia się jest opcjonalne i wymaga pozyskania przez podmiot realizujący szkolenie zgody od trenera na wykorzystanie nagrania do takiego celu;
  • realizacja formy zdalnej nie zwalnia podmiotu realizującego szkolenie z obowiązków związanych z badaniem efektywności wsparcia, w tym pomiaru kompetencji nabytych na szkoleniu;
  • realizator szkolenia musi zapewnić możliwość przekazania uczestnikom dokumentów potwierdzających zakończenie udziału w szkoleniu/efekty uczenia się/uzyskane kwalifikacje; dokumenty te mogą mieć formę elektroniczną.

Wprowadzenie zmiany realizacji formy szkoleń językowych rozliczanych stawkami jednostkowymi ze stacjonarnej na zdalną nie wymaga zgody IP/IZ. Beneficjent powinien tylko poinformować IP o rozpoczęciu realizacji form zdalnej usługi szkoleniowej.

  1. Czy istnieje możliwość przekroczenia wartości projektu ponad limit 100 tys. EUR wsparcia publicznego i zaakceptowania  zmian w projekcie polegających na wprowadzeniu dodatkowego zadania do projektu związanego z zabezpieczeniem służb w związku z walką z COVID, a w konsekwencji rozliczanie projektu w oparciu o rzeczywiście poniesione wydatki

Jest to możliwe, o ile IZ dopuści zwiększenie wartości dofinansowania projektu oraz odstępstwo od konieczności spełnienia kryteriów wyboru projektów określonych dla danego naboru. Dla odstępstwa od stosowania kryteriów wyboru projektów niezbędne jest podjęcie odpowiedniej uchwały przez właściwy Komitet Monitorujący.

MOŻLIWOŚĆ PRZEKAZYWANIA RZECZY I ŚRODKÓW FINANSOWYCH

  1. Czy istnieje możliwość przekazania rzeczy (środki ochrony, sprzęt medyczny – środki trwałe) podmiotom, które nie są partnerami w projekcie, i w jaki sposób powinno się tego dokonać?

W ramach projektów mogą być przewidziane różne rodzaje wsparcia podmiotom zewnętrznym w stosunku do Beneficjenta. Nie ma przeciwwskazań, aby udzielać wsparcia takim podmiotom w formie np. użyczenia lub przekazania sprzętu lub środków ochrony jako np. odbiorcom instytucjonalnym. IK EFS nie określa sposobu przekazywania takiego rodzaju wsparcia, nie jest to bowiem kwestia przepisów unijnych a podstawy prawnej w przepisach krajowych. Zależy też kto jest Beneficjentem i jakie relacje łączą go z podmiotami, którym miałby przekazywać rzeczy. W sytuacji gdy przekazywane są środki finansowe należy  pamiętać o konieczności ustalenia podstawy prawnej, która umożliwia ich przekazanie.

Inną formą, możliwą do wykorzystania będzie realizacja projektu grantowego, w ramach którego do grantobiorców przekazywane są środki finansowe. Należy jednakże pamiętać, że ten schemat przewiduje możliwość przekazania wyłącznie środków finansowych w postaci grantu.

  1. Czy istnieje możliwość przekazania rzeczy (środki ochrony, sprzęt medyczny – środki trwałe) podmiotom, które nie są partnerami w projekcie a są spółką prywatną prawa handlowego?

W przypadku przekazywania wsparcia dla podmiotów prywatnych może (ale nie musi) wystąpić pomoc publiczna. Każdy przepadek musi zostać oceniony indywidualnie. Tym niemniej należy zwrócić uwagę na Komunikat KE Tymczasowe ramy środków pomocy państwa w celu wsparcia gospodarki w kontekście trwającej epidemii COVID-19  (C(2020) 1863 final), w którym Komisja określiła rodzaje pomocy uznane przez nią za zgodne z rynkiem wewnętrznym. KE wskazała również warunki stosowania pomocy np. w formie dotacji bezpośrednich.

  1. Czy można przekazać, a jeśli tak to w jak sposób, środki finansowe podmiotom nie będącym partnerami? Chodzi tutaj zwłaszcza o środki na dodatki do wynagrodzeń dla personelu medycznego przy założeniu, że Beneficjentem/ Realizatorem projektu będzie jeden ze szpitali, który będzie środki przekazywał pozostałym szpitalom.

Sposób wypłaty dodatków do wynagrodzeń powinien być ustalany indywidualnie, stosownie do obowiązujących dane podmioty przepisy prawne (np. przekazanie środków na podstawie wniosku szpitala zatrudniającego lub przekazanie szpitalowi na podstawie zawartej z nim umowy określonej kwoty na wypłatę dodatków do wynagrodzeń). Jednocześnie nie ma przeciwskazań aby jeden podmiot przekazywał środki/sprzęt na rzecz innych podmiotów - odbiorców instytucjonalnych w projekcie tak długo jak istnieje podstawa prawna dla takiego działania (krajowe przepisy) tj. podstawa prawna w przepisach krajowych, ufp, lub innej, umożliwiająca przekazanie środków finansowych przez jeden szpital na rzecz innych szpitali. Rozwiązaniem łatwiejszym w zastosowaniu jest realizacja projektu przez jednostkę nadzorującą w stosunku do szpitali. W takim przypadku można też wykorzystać formułę projektu grantowego, ale wyłącznie w zakresie przekazania środków finansowych. Należy natomiast pamiętać, że w przypadku formuły grantowej Beneficjent będzie zobligowany do przeprowadzenia otwartego naboru dla wszystkich podmiotów danego typu, spełniających wymogi przyznania grantów - tu nie ma możliwości wskazania określonych szpitali/podmiotów, z pominięciem innych. Reasumując więc przekazanie środków może nastąpić: a) na podstawie przepisów odrębnych, b) w ramach partnerstwa c) w ramach formuły grantowej.  Każdy wybór wiąże się z określonymi konsekwencjami.

PARTNERSTWO

  1. Czy niepodpisanie umowy partnerskiej przez jednego z partnerów, wstrzymuje uruchamianie środków finansowych i realizację projektu?

Umowa o dofinansowanie powinna zostać podpisana przez lidera w imieniu własnym oraz wszystkich partnerów. Lider powinien posiadać pełnomocnictwo od wszystkich partnerów. Brak podpisania pełnomocnictwa przez jednego z partnerów oznacza, że albo umowa nie może zostać podpisana, albo jeden z partnerów powinien zostać wyłączony z partnerstwa. Jednocześnie czasem partnerstwo może nie być właściwą formą dla realizacji projektu, należy bowiem pamiętać, że powinno to być partnerstwo konkretnych podmiotów wnoszących do projektu zasoby ludzkie, finansowe, techniczne itp.  Alternatywą jest rozszerzanie projektu o kolejne podmioty tj. rozpoczęcie projektu jedynie z pewnymi partnerami, a potem dołączanie kolejnych partnerów.

  1. Czy będzie możliwość dołączania do partnerstwa podmiotów nie będących jednostkami finansów publicznych z pominięciem zwyczajnych w normalnych warunkach, procedur?

Tak. Ustawa o szczególnych rozwiązaniach wspierających realizację programów operacyjnych w związku z wystąpieniem COVID-19 w 2020 r. przewiduje w art. 15, że w przypadku gdy na skutek wystąpienia COVID-19 przygotowanie albo realizacja projektu partnerskiego, o którym mowa w art. 33 ust. 1 ustawy wdrożeniowej, stała się niemożliwa lub znacznie utrudniona, odpowiednio wybór albo zmiana partnera lub zaangażowanie dodatkowego partnera może nastąpić po wyrażeniu zgody przez właściwą instytucję, w terminie nie dłuższym niż 30 dni. Przepisów art. 33 ust. 2 i 3 ustawy wdrożeniowej nie stosuje się.

WKŁAD WŁASNY

  1. Czy Beneficjent może wnieść zaplanowany w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie wkład własny w postaci użyczenia sal szkolnych do zajęć projektowych pomimo tego, że zajęcia w szkole się nie odbyły?

Sposób postępowania w przypadku wkładu własnego wnoszonego przez szkołę będzie zależał od decyzji podjętej w zakresie dalszej realizacji projektu tj. decyzji o zawieszeniu działań w projekcie lub kontynuowaniu realizacji projektu przy zmianie form stacjonarnych wsparcia na formy zdalne (prowadzenie zajęć on-line).

W przypadku decyzji o zawieszeniu działań w projekcie wkład własny w postaci sal szkolnych nie może zostać wykazany. W takiej sytuacji działania w projekcie nie są prowadzone, sale szkolne pozostają niewykorzystane, co w konsekwencji przekłada się na brak możliwości wykazania kosztów związanych z ich użytkowaniem w ramach projektu (koszt w projekcie nie jest de facto ponoszony). Możliwość wniesienia wkładu własnego w postaci wykorzystania sal szkolnych w projekcie będzie istniała dopiero po ponownym uruchomieniu projektu i rozpoczęciu udzielania wsparcia stacjonarnego z wykorzystaniem sal szkolnych.

W przypadku podjęcia decyzji o kontynuowaniu projektu i zastąpieniu stacjonarnych form wsparcia formami zdalnymi możliwe jest podjęcie decyzji o zmianie formy wnoszonego wkładu własnego. Taka decyzja może zostać podjęta przez Beneficjenta za zgodą IP/IZ. Przy udzielaniu wsparcia w formie zdalnej ponoszonych jest szereg wydatków, które Beneficjent mógłby wykazać jako wkład własny w miejsce planowanych kosztów wykorzystania sal szkolnych. Do takich kosztów będzie należał np. koszty miesięcznych opłat  za Internet po stronie szkoły, uczniów, czy nauczycieli, a także koszt użytkowania w domach komputerów szkolnych lub prywatnych osób je użytkujących. Koszt użytkowania ustalony na podstawie kosztu wynajmu sprzętu na rynku lub kosztu jego miesięcznej amortyzacji (np. ustalona wartość odpisu amortyzacyjnego lub ustalona rynkowa wartość wynajmu komputera na miesiąc x liczba miesięcy udostępnienia komputera w związku z praca zdalną = wartość wkładu własnego).

Biorąc pod uwagę obecną sytuację zalecane jest więc elastyczne podejście do zmiany formy wnoszonego wkładu własnego, poprzedzonego szczegółową analizą każdego przypadku. Kluczową kwestią w tym zakresie powinno być utrzymanie źródeł finansowania projektu (w tym utrzymanie wkładu własnego przy możliwej zmianie formy tego wkładu) co przełoży się na zbilansowany budżet projektu.

FORMY ZDALNE W PROJEKTACH

  1. Czy i w jaki sposób można kwalifikować usługi rozwojowe w ramach BUR w formie zdalnej i je refundować. Dotyczy to przede wszystkim sposobów  rozliczenia się z realizowanych godzin szkoleniowych, przeprowadzenia monitoringu, udokumentowania przeprowadzenia pracy zdalnej. Dodatkowo nowe obowiązki związane np. z wielokrotnym monitoringiem usług prowadzonych on line wymaga od operatorów aneksowania umów z podmiotami zewnętrznymi, wyłonionymi do realizacji usług monitoringowych. Czy zmiana zakresu świadczonych usług z Wykonawcami wybranymi w przetargu (zmiana specyfikacji warunków zamówienia) może być traktowana jako działanie związane z COVID19?

Usługi zdalne powinny być realizowane, kwalifikowane i monitorowane zgodnie z wytycznymi, zamieszczonymi na stronie BUR: https://serwis-uslugirozwojowe.parp.gov.pl/aktualnosci-bur-zwiazane-z-pandemia

Na stronie, oprócz wytycznych, znajdują się także odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania oraz instrukcja wypełnienia karty usługi (z zaleceniami, które muszą być spełnione podczas uzupełnienia karty usługi w przypadku zmiany jej realizacji z formy stacjonarnej na formę zdalną w okresie zagrożenia epidemiologicznego. Wytyczne wyraźnie wskazują, że w przypadku zdalnych usług szkoleniowych (szkolenie, studia podyplomowe, egzamin, usługa o charakterze zawodowym) usługa musi być rejestrowana/ nagrywana - dotyczy to całej usługi, a nie jej wybranych fragmentów. Dla usług doradczych nie ma obowiązku nagrywania (w przypadku zdalnych usług doradczych (coaching, mentoring, doradztwo) obowiązkowym dokumentem potwierdzającym realizację usługi jest formularz wykonania usługi doradczej). W opinii IK UP EFS, zmiana form świadczenia usług stacjonarnych na zdalne wynika wprost z epidemii COVID, gdyż nie ma możliwości prowadzenia usług w formie stacjonarnej. Dlatego, jeżeli jest potrzeba formalnej zmiany zasad np. monitorowania takich usług, to można to zakwalifikować jako zmiany związane z przeciwdziałaniem skutkom epidemii. Niemniej jednak należy mieć tutaj na uwadze również przepisy PZP oraz możliwość zmiany warunków realizacji zamówienia (zgodnie z tymi przepisami).

  1. Czy Beneficjenci projektów z CT 10, którzy zakupili komputery (m.in. jako wyposażenie pracowni TIK) w ramach projektów z EFS mogą użyczyć ten sprzęt (niewykorzystywany obecnie w szkołach) uczniom do realizacji nauki zdalnej? Nie chodzi tutaj o zajęcia projektowe, realizowane w formie zdalnej, a realizację samej podstawy programowej (z różnych przedmiotów, nie tylko informatyki)?

Tak, istnieje możliwość użyczenia/wypożyczenia takiego sprzętu uczniom do odbywania nauki w systemie zdalnym. Zakupiony sprzęt stanowi wyposażenie szkół i może być  użyczany uczniom tylko na czas obowiązkowej nauki zdalnej.

SUBSYDIOWANE ZATRUDNIENIE I STAŻE

  1. Czy w przypadku osób, które odbywają subsydiowane zatrudnienie i są zmuszone do jego przerwania w czasie gdy zamknięty jest zakład pracy, dany okres zostanie wliczony do okresu odbywania subsydiowanego zatrudnienia, czy też nie. I czy w związku z tym pracodawcy powinni otrzymywać refundację części kosztów poniesionych na wynagrodzenie brutto i składki na ubezpieczenie społeczne (ZUS), w kwocie zgodnej z podpisaną umową czy też wypłaty powinny zostać wstrzymane?

Sposób postępowania powinien być analogiczny do tego,  jaki został przyjęty przez pracodawcę w stosunku do jego pracowników  zatrudnionych na umowę o pracę. W sytuacji gdy zakład pracy nie prowadzi działalności ale wynagrodzenia pracowników są wypłacane, okres ten powinien zostać wliczony do odbywania subsydiowanego zatrudnienia, wynagrodzenie powinno być wypłacane a pracodawca powinien otrzymywać refundację.

  1. Czy pracodawcy, u których uczestnicy odbywają subsydiowane zatrudnianie, a którzy zamierzają skorzystać z odroczenia składek ZUS, powinni otrzymywać refundację części kosztów poniesionych na wynagrodzenie brutto i składki na ubezpieczenie społeczne (ZUS), w kwocie zgodnej z podpisaną umową czy też wypłaty powinny zostać wstrzymane?

Jeżeli pracodawca korzysta z ulgi na składki ZUS to brak jest podstawy do wypłaty refundacji gdyż wydatek na składki ZUS nie został poniesiony. Pracodawca otrzymuje refundację wydatków poniesionych, w sytuacji gdy wydatków nie ponosi, refundacja mu się nie należy.

  1. Czy jeżeli stażysta jest nieobecny z powodu sprawowania opieki nad dzieckiem, to przedsiębiorstwu przysługuje refundacja kosztów związanych z opiekunem stażysty?

Nie. Jeżeli staż nie jest świadczony, opiekun stażysty przebywa na opiece nad dzieckiem to pracodawca nie otrzymuje refundacji kosztów opiekuna stażysty.

W przypadku Beneficjentów RPO WP - szczegółowe wyjaśnienia w zakresie staży są przedstawione w pyt. 40-42. 

ZAMÓWIENIA W PROJEKTACH

  1. Czy można nie stosować rozeznania rynku przy zamawianiu usług lub towarów bezpośrednio związanych z COVID-19?

Stanowisko zostało w tej sprawie przedstawione przez IK UP:

Sytuacje, w których możliwe jest niestosowanie rozeznania rynku zostały określone w pkt 7 podrozdziału 6.5 Wytycznych kwalifikowalności. Jednocześnie, zgodnie z pkt 4 podrozdziału 6.5.1, zamawiający ma możliwość zastąpienia rozeznania rynku zasadą konkurencyjności. Niestosowanie rozeznania rynku w ramach zamówień niezbędnych do przeciwdziałania COVID-19 jest zatem również możliwe w okolicznościach wskazanych w pkt 7 lit. d i e podrozdziału 6.5.

Rozeznanie rynku nie jest procedurą tak sformalizowaną jak zasada konkurencyjności, w szczególności nie obowiązują żadne terminy minimalne, w związku z czym, wydaje się, że w większości przypadków przeprowadzenie rozeznania nie powinno stanowić nadmiernego utrudnienia nawet w aktualnej sytuacji. Zrozumiałym jest natomiast, że w czasie stanu epidemii (COVID-19) analiza cen rynkowych może być utrudniona wskutek ograniczeń w komunikacji z potencjalnymi wykonawcami, co może przekładać się na brak wystarczającej liczby cenników do analizy. Jeżeli zatem Beneficjent napotyka tego rodzaju trudności w przeprowadzeniu rozeznania rynku, powinien ten fakt wykazać w analizie, o której mowa w pkt 2 sekcji 6.5.1 ww. Wytycznych. Rozeznanie rynku należy wówczas uznać za przeprowadzone prawidłowo.

Generalnie, w związku z wystąpieniem stanu epidemii spowodowanej COVID-19 naterenie całego kraju, kwalifikowalność wydatków ponoszonych w ramach projektów UE należy rozstrzygać obecnie również w związku z wystąpieniem siły wyższej. Należy jednak pamiętać, że zastosowanie wszelkich rozwiązań stanowiących odstępstwo od przyjętych reguł wdrażania funduszy unijnych musi być poprzedzone wnikliwą analizą każdego przypadku.

Rozeznania rynku nie stosuje się również do zamówień określonych w pkt 6 podrozdziału 6.5 ww. Wytycznych.

  1. Czy można nie stosować zasady konkurencyjności przy zamawianiu usług lub towarów bezpośrednio związanych z COVID-19 a jeżeli tak to kiedy?

Zgodnie z pkt 7 podrozdziału 6.5 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS oraz FS na lata 2014-2020 możliwe jest niestosowanie zasady

konkurencyjności przy udzielaniu zamówień w następujących przypadkach:

  • lit. e – ze względu na wyjątkową sytuację niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której wcześniej nie można było przewidzieć (np. klęski żywiołowe, katastrofy, awarie), wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia i nie można zachować terminów określonych w sekcji 6.5.2 pkt 10,
  • lit. d. – ze względu na pilną potrzebę (konieczność) udzielenia zamówienia niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której wcześniej nie można było przewidzieć, nie można zachować terminów określonych w sekcji 6.5.2 pkt 10.

W związku z tym, że obecny stan epidemii COVID-19, w ocenie IK UP, można zakwalifikować jako zdarzenie spełniające przesłanki wystąpienia siły wyższej (tzn.wyjątkowej sytuacji niewynikającej z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć), wyłączenie zasady konkurencyjności w ramach zamówień niezbędnych do przeciwdziałania skutkom COVID-19 będzie możliwe ze względu na wymaganą natychmiastową realizację zamówienia lub wystąpienie natychmiastowej potrzeby udzielenia zamówienia (w związku z czym nie jest możliwe przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia z zachowaniem terminów przewidzianych dla zasady konkurencyjności).

Podsumowując, w opinii IK UP, Beneficjenci i wnioskodawcy mogą odstąpić od zastosowania zasady konkurencyjności podczas udzielania zamówień niezbędnych do przeciwdziałania skutkom COVID-19. Spełnienie przesłanek z pkt 7 lit. d i e podrozdziału 6.5 ww. Wytycznych powinni jednak pisemnie uzasadnić (zob. pkt 9 podrozdziału 6.5). Określone przesłanki,
w razie wątpliwości należy interpretować w oparciu o wykładnię i orzecznictwo wydane względem odpowiednich przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, tj. art. 62 i art. 67 (zob. przypis 17 ww. Wytycznych).

Zastosowanie wszelkich rozwiązań stanowiących odstępstwo od przyjętych reguł wdrażania funduszy unijnych, tak jak w omawianej sytuacji odstąpienie od zasady konkurencyjności, powinno znajdować uzasadnienie w wystąpieniu siły wyższej, jaką obecnie stanowi pandemia COVID-19. Dlatego skorzystanie z tego typu rozwiązań musi być poprzedzone wnikliwą analizą każdego przypadku.

  1. Kiedy można dokonywać zmiany umów o zamówienie zawartych w wyniku zasady konkurencyjności?

Stanowisko zostało w tej sprawie przedstawione przez IK UP:

Nie wszystkie zmiany umowy o zamówienie w trakcie jej realizacji wymagają przeprowadzenia nowego postępowania o udzielenie zamówienia. Nowe postępowanie zgodnie z zasadą konkurencyjności wymagane jest w przypadku istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, w szczególności w odniesieniu do zakresu i treści wzajemnych praw i obowiązków stron. Istotna zmiana ma miejsce dopiero w sytuacji, gdy zmienione warunki realizacji zamówienia miałyby wpływ na wynik, gdyby zostały uwzględnione w pierwotnym postępowaniu (zob. przypis nr 29 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS oraz FS na lata 2014-2020). Również nie każda istotna zmiana umowy o zamówienie powoduje konieczność przeprowadzenia nowego postępowania.

Na podstawie pkt 20 lic. c sekcji 6.5.2 ww. Wytycznych, możliwe jest dokonanie istotnej zmiany postanowień zawartej umowy o zamówienie, gdy zmiana ta nie prowadzi do zmiany ogólnego charakteru umowy oraz:

  • konieczność tej zmiany spowodowana jest okolicznościami, których zamawiający, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć, oraz
  • wzrost wynagrodzenia spowodowany każdą kolejną zmianą nie przekroczy 50% wartości pierwotnej umowy.

Obecny stan epidemii COVID-19 może spełniać przesłanki kwalifikacji tego zdarzenia jako siły wyższej, tzn. wyjątkowej sytuacji niewynikającej z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć. Wpływ okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na należyte wykonanie umowy o zamówienie może więc oznaczać konieczność jej zmiany. O ile więc przykładowo zmiana terminu wykonania umowy lub czasowe zawieszenie wykonywania umowy, czy też zmiana sposobu wykonywania dostaw, usług lub robót budowlanych – jako zmiany istotne – zaistniałe wskutek wystąpienia COVID-19 – nie prowadzą do zmiany ogólnego charakteru umowy, ich wprowadzenie będzie możliwe.

Odnosząc się zaś do drugiego warunku istotne jest to, aby ewentualny wzrost wynagrodzenia towarzyszący zmianie nie przekroczył 50% wartości pierwotnej umowy. W przypadku wprowadzania kilku kolejnych zmian w umowie limit ten należy odnieść do wartości każdej z nich, co oznacza, że wzrost wynagrodzenia spowodowany każdą kolejną zmianą nie może przekroczyć 50% wartości pierwotnej umowy (każda kolejna zmiana umowy o zamówienie nie może mieć jednak na celu ominięcia zasady konkurencyjności).

Pozostałe sytuacje, w których możliwe jest dokonanie istotnych zmian w umowie o zamówienie, zostały wskazane w pkt 20 lit. a-b i lit. d-e sekcji 6.5.2 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków.

 

Część II dotyczy projektów realizowanych w ramach RPO WP 2014-2020

PERSONEL W PROJEKCIE

  1. Czy można rekrutować personel do projektów w sytuacji kiedy Umowa o dofinansowanie jest podpisana, a projekt rozpoczyna się w najbliższym czasie i konieczne jest zatrudnienie pracownika?

Nie ma przeciwwskazań do prowadzenia rekrutacji personelu. Ogłoszenia o rekrutacji pracowników można opublikować i zbierać zgłoszenia. Rozmowy rekrutacyjne można przeprowadzać za pomocą narzędzi umożliwiających zdalną komunikację, a w ostateczności, jeżeli bezpośredni kontakt jest z jakiegoś powodu niezbędny, można przełożyć te rozmowy na czas, kiedy taki kontakt będzie możliwy i bezpieczny.

  1. Czy możliwe jest wypłacanie świadczeń integracyjnych i premii motywacyjnych dla uczestników Centrum Integracji Społecznej za okres, w którym centrum zostało zamknięte?

Zgodnie z interpretacją Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej świadczenie integracyjne wypłacane ze środków Funduszu Pracy może być wypłacone w 100% i może zostać w takiej wysokości wykazane w projekcie jako wkład własny.

W przypadku motywacyjnej premii integracyjnej wypłacanej ze środków projektu należy zastosować zapisy Ustawy o zatrudnieniu socjalnym art. 15 - premia może zostać wypłacona "w okresie uczestnictwa w zajęciach w Centrum", przyznaje ją kierownik centrum "biorąc pod uwagę aktywną postawę i postępy w reintegracji społecznej i zawodowej". W opinii IP za okres zamknięcia placówki premia nie powinna być wypłacana.

  1. Czy w ramach projektu można uwzględnić potrzeby personelu projektu lub jego uczestników nieplanowane wcześniej wydatki bezpośrednio związane z przeciwdziałaniem pandemii, np. środki ochrony osobistej, specjalistyczne środki czystości?

Tak, w ramach kosztów bezpośrednich jest to możliwe, po uzyskaniu zgody IP. Niemniej jednak takie zmiany muszą wynikać z uzasadnienia, w którym Beneficjent udowodni, że dokonał rzetelnego rozeznania i oceny potrzeb wśród personelu i ostatecznych odbiorców projektu, a także przedstawi szczegółową analizę bieżącej sytuacji związanej z epidemią COVID-19 i jej wpływu na realizowany projekt.

REKRUTACJA I REALIZACJA WSPARCIA W PROJEKTACH

Rekrutacja
  1. W przypadku gdy jest problem z uzyskaniem zaświadczenia o niesamodzielności / potrzeby wsparcia w codziennym funkcjonowaniu można zakwalifikować taką osobą do projektu mimo wymogu posiadania takiego zaświadczenia umożliwiającego skorzystanie z wypożyczalni sprzętu rehabilitacyjnego?

W związku z wystąpieniem sytuacji związanej z epidemią COVID-19, a w ślad za tym zaistnienia sytuacji fizycznej niemożności kontaktu z lekarzem i tym samym uzyskania i przedłożenia przedmiotowego zaświadczenia, zaleca się współpracę z Ośrodkami Pomocy Społecznej, które mogą dysponować tożsamymi dokumentami umożliwiającymi spełnienie wymaganego warunku.

Działalność gospodarcza
  1. Czy w związku z trudną sytuacją na rynku wywołana pandemią COVID-19 istnieje możliwość zawieszenia prowadzenia działalności gospodarczej uruchomionej ze środków EFS, dla której okres trwałości 12 m-cy jeszcze się nie skończył? Czy będzie to traktowane jako naruszenie zasady trwałości i spowoduje konieczność zwrotu środków?

W takiej sytuacji istnieje możliwość czasowego zawieszenia prowadzonej działalności gospodarczej, a okres zawieszenia działalności w związku ze skutkami COVID-19 nie będzie traktowany jako naruszenie wymogu trwałości. Okres ten nie byłby jednak wliczany do wymaganego okresu utrzymania działalności gospodarczej, a zatem po ponownym podjęciu działalności, musiałaby ona być prowadzona proporcjonalnie dłużej o okres jej zawieszenia. Zawieszenie prowadzenia działalności gospodarczej odbywa się w uzgodnieniu ze stronami umowy  i musi zostać formalnie udokumentowane.

Ponadto osoby, które otrzymały środki EFS na założenie własnej działalności gospodarczej i które nie kwalifikują się do wsparcia przewidzianego w specustawie, np. z powodu zbyt krótkiego okresu prowadzenia działalności gospodarczej, a które pozostają nadal uczestnikami projektów EFS, mogą skorzystać z przedłużonego wsparcia pomostowego ułatwiającego bieżące prowadzenie działalności gospodarczej. Okres tego wsparcia nie może jednak przekraczać okresu wskazanego w Wytycznych w zakresie realizacji przedsięwzięć z udziałem Europejskiego Funduszu Społecznego w obszarze rynku pracy na lata 2014-2020.

W przypadku osób, które otrzymały w projekcie wsparcie finansowe na założenie własnej firmy, a nie korzystały ze wsparcia pomostowego, mogą o nie zawnioskować i otrzymać je na okres przewidziany ww. Wytycznych. W przypadku osób, które otrzymały w projekcie wsparcie finansowe na założenie własnej firmy i korzystały ze wsparcia pomostowego, przez okres krótszy niż 12 miesięcy, mogą wnioskować o wydłużenie tego wsparcia do okresu maksymalnego przewidzianego w Wytycznych czyli do 12 miesięcy od rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej. Jednocześnie pragnę zaznaczyć, że wsparcie pomostowe powinno być skierowane jedynie do osób, które formalnie nie zawiesiły działalności gospodarczej.

Zajęcia grupowe i szkolenia
  1. Realizowany projekt dotyczy wspierania osób z niepełnosprawnością intelektualną. W związku z sytuacją epidemiczną zdecydowano o zawieszeniu do odwołania zajęć grupowych w projekcie, tj. grup wsparcia i zajęć terapeutycznych. Czy taka decyzja wymaga uprzedniej zgody IP?

Samo zawieszenie zajęć grupowych w projekcie nie wymaga uprzedniej zgody IP/IZ. Jednak obecna sytuacja wymaga pilnej analizy, jakie są możliwości wznowienia zajęć grupowych w innej formule. Podmiot realizujący projekt posiada wiedzę na temat indywidualnych potrzeb i sytuacji uczestników projektu lub możliwości przeprowadzenia rozeznania wśród uczestników i ich opiekunów (np. ankiety, rozmowa telefoniczna) na temat możliwości skorzystania ze wsparcia w innej formule. Nawet jeśli niewielka liczba osób zdecyduje się na  inną formę, to warto wprowadzić ją do projektu. Z jednej strony pozwoli to na kontynuowanie realizacji projektu, w tym umożliwienie wykonania zlecenia, choćby w ograniczonym zakresie, osobom zaangażowanym do projektu na podstawie umów cywilnoprawnych. Z drugiej strony, po ustaniu zagrożeń związanych z epidemią, będzie można skoncentrować się na tej grupie uczestników, którzy w najbliższym czasie nie będą mogli korzystać z zajęć grupowych.

Niemniej jednak należy przeanalizować wpływ obecnej sytuacji i zmienionej formuły zajęć grupowych na harmonogram projektu i jego budżet. Należy również niezwłocznie poinformować opiekuna projektu / IP o wynikach ww. analizy. Jednocześnie należy pamiętać, że typ czy rodzaj niepełnosprawności nie powinien być przesłanką do decyzji o kontynuacji lub nie udziału danej osoby w projekcie. Jedyną przesłanką powinno być bezpieczeństwo uczestników i bieżące komunikaty sanitarno – epidemiologiczne.

  1. Czy można odwołać szkolenie stacjonarne zaplanowane w czasie zagrożenia pandemią COVID-19 w Polsce? Niebawem mija termin bezpłatnego odwołania/zmiany terminu.

Tak, biorąc pod uwagę obecną sytuację jest to wskazane. Należy monitorować bieżącą sytuację oraz komunikaty właściwych służb i w tym kontekście planować nowy termin, ale starając się nie ponosić kosztów planowanych działań, które  nie mogą być zrealizowane. Warto rozważyć możliwość  organizacji szkolenia w formie zdalnej, o ile taka forma byłaby zasadna i dołożyć wszelkich starań, aby jakość tego szkolenia była możliwie najbardziej porównywalna do formy stacjonarnej (zob. pyt. 15, 23, 24, 38).

  1. W przypadku realizacji szkoleń językowych, Beneficjenci z uwagi na epidemię chcą przejść na  formę zdalną zajęć, jednak zgłaszają, iż nie wszyscy dotychczasowi uczestnicy chcą lub też mogą z takiej formy skorzystać, być może zrezygnują z kursów. Co z rozliczeniem stawki jednostkowej za takie osoby? Czy można rozliczyć stawkę jednostkową za osoby, które przerwały udział w szkoleniu z uwagi na epidemię i nie będą chciały dalej brać udziału w projekcie ani formie zdalnej ani po ustaniu zagrożenia epidemicznego w formie stacjonarnej?

Nie – stawkę jednostkową będzie można rozliczyć jedynie za osoby które ukończą szkolenie zgodnie z planem.

Niemniej jednak należy rozważyć czy zasadnym nie będzie przełożenie tych zajęć na czas po ustaniu stanu zagrożenia epidemicznego. W związku z tym, że projekty mogą być wydłużane należy przeanalizować jaki  kierunek działania będzie efektywniejszy kosztowo i merytorycznie.

  1. W związku z przejściem przez szkoły na zdalny tryb nauczania pojawia się pytanie w jaki sposób dokumentować realizację zajęć dodatkowych odbywających się zdalnie w ramach projektów?

Beneficjent powinien posiadać potwierdzenia zrealizowania zajęć przez nauczycieli w identycznej formie i zakresie w jakim Dyrektorzy szkół rozliczają obecnie nauczycieli z realizacji podstawy programowej – zgodnie z wymaganiami MEN.

Staże
  1. Czy można uznać, że w gotowości do świadczenia stażu pozostaje osoba, która odbywała staż u pracodawcy, który zaprzestał działalności? Czy takiej osobie przysługuje stypendium stażowe?

Jeśli uczestnik projektu odbywał staż u pracodawcy, który zamknął swoją działalność/ogłosił upadłość, stażyście nie przysługuje prawo do stypendium stażowego, mimo gotowości do świadczenia stażu.
W zależności od etapu, w którym nastąpiło przerwanie stażu z przyczyn pracodawcy, można rozważyć skierowanie uczestnika projektu do innego pracodawcy, celem zrealizowania programu stażu.

  1. Proszę o informację dotyczącą wydawania zaświadczeń o ukończeniu stażu dla UP, którzy rozpoczęli staż od 1 marca 2020 roku np. na stanowisku kucharz. Osoby te odbywały staż przez 2 tygodnie, po czym firma z uwagi na pandemię zawiesiła działalność. Kiedy staż można uznać za zrealizowany?

Staż można uznać za zrealizowany, jeżeli będzie zrealizowany program stażu. Wydanie zaświadczenia o zrealizowaniu programu stażu w przypadku osoby, która przebywała na stażu tylko dwa tygodnie, a następnie nie może kontynuować stażu ze względu na zawieszenie działalności zakładu pracy, jest niezasadne. Istotą stażu jest nabywanie umiejętności praktycznych istotnych dla wykonywania pracy o określonej specyfice. Zadania w ramach stażu są wykonywane zgodnie z programem stażu, który jest przygotowany przez podmiot przyjmujący na staż we współpracy z organizatorem stażu i przedkładany do podpisu stażysty. Ponadto, po zakończeniu stażu opracowywana jest ocena, uwzględniająca osiągnięte rezultaty oraz efekty stażu, które w tym przypadku nie miały miejsca.

  1. Jak traktować nieobecności uczestników projektu odbywających w projektach konkursowych staże, którzy w okresie zamknięcia placówek oświatowych musieli sprawować opiekę nad dziećmi albo w przypadku obowiązku kwarantanny czy też zamknięcia danego zakładu pracy i braku możliwości wykonywania pracy zdalnej nie mogli kontynuować stażu? Czy jest to czas usprawiedliwionej nieobecności i czy za ten czas będzie przysługiwało uczestnikowi stypendium stażowe?

IP RPO WP 2014-2020 co do zasady może uznać za kwalifikowalne zarówno wypłaty stypendiów stażowych/szkoleniowych za okres, w którym występuje konieczność przebywania uczestnika w miejscu zamieszkania lub sprawowania opieki nad dzieckiem, jak też stypendiów stażowych z tytułu wykonywania pracy zdalnej przez stażystę. Niemniej jednak każdy taki przypadek podlega indywidualnej ocenie.

W pierwszej kolejności będą brane pod uwagę przepisy prawa, uwzględniające szczególne rozwiązania związane z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, a następnie czy możliwe było osiągnięcie celów stażu. Biorąc pod uwagę zapisy podrozdziału 2.2 pkt 21 Wytycznych w zakresie realizacji przedsięwzięć z udziałem środków Europejskiego Funduszu Społecznego w obszarze rynku pracy na lata 2014-2020, należy przeanalizować czy możliwe było: „nabywanie umiejętności praktycznych istotnych dla wykonywania pracy o określonej specyfice bez nawiązania stosunku pracy z pracodawcą, mające za zadanie przygotować osobę wchodzącą, powracającą na rynek pracy, planującą zmianę miejsca zatrudnienia lub podnoszącą swoje kwalifikacje do podjęcia, zmiany lub poprawy warunków zatrudnienia” - z zastrzeżeniem zapisów, w szczególności sekcji 3.5.2, m.in. pkt 10 i 11 tych Wytycznych.

Odnosząc się do sytuacji epidemiologicznej, należy zwrócić uwagę na zapisy podjętej decyzji o dofinansowaniu projektu lub zawartej umowy o dofinansowanie projektu, o których mowa odpowiednio w art. 2 pkt 2 i 26 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 (Dz.U.2018 poz.1431, ze zm.) - w zakresie wystąpienia siły wyższej. W tym miejscu należy także zaznaczyć, że w uzasadnionych przypadkach, pomimo wystąpienia przesłanek, które skutkują nieosiągnięciem założeń merytorycznych projektu mierzonych poprzez wskaźniki produktu i rezultatu bezpośredniego określone we wniosku o dofinansowanie projektu - IP RPO WP 2014-2020 może odstąpić po dokonaniu odpowiedniej analizy od uznania kosztów projektu za niekwalifikowalne w całości lub w części, jeśli Beneficjent o to zawnioskuje i uzasadni przyczyny nieosiągnięcia założeń projektu, w szczególności wykaże swoje należyte starania zmierzające do ich osiągnięcia w przypadku wystąpienia siły wyższej.

W zakresie wykonywania pracy zdalnej przez stażystę, brak jest przeciwwskazań do nabywania w ten sposób umiejętności, o ile umożliwia to specyfika organizacji i istnieje faktyczne prawdopodobieństwo nabycia umiejętności praktycznych istotnych dla wykonywania pracy o określonej specyfice.

W sytuacji, gdy działalność organizacji przyjmującej na staż została ograniczona lub zawieszona, stażysta powinien dostosować się do decyzji uprawnionych organów w zakresie trybu i organizacji pracy przyjętej u organizatora stażu.

Ponadto, w przypadku gdy realizacja stażu nie będzie możliwa z uwagi na specyfikę działania organizatora stażu lub wystąpienie uzasadnionych przesłanek po stronie stażysty - zasadnym wydaje się rozważenie przedłużenia okresu stażu, tak, aby umożliwić stażyście nabywanie umiejętności praktycznych - istotnych dla wykonywania pracy o określonej specyfice lub podniesienie swoich kwalifikacji do podjęcia, zmiany lub poprawy warunków zatrudnienia.

Biorąc pod uwagę wystąpienie siły wyższej, w sytuacji realizacji zadań w trybie pracy zdalnej, bądź braku możliwości realizacji stażu z uwagi na specyfikę działania jego organizatora stażysta pozostaje w gotowości do świadczenia stażu i w tym czasie powinien on zachować prawo do otrzymania stypendium stażowego.

Oświadczenie uczestnika projektu o przyczynach nieobecności na stażu, szkoleniu bez konieczności osobistego lub elektronicznego podpisu w momencie ich składania będzie wystarczające dla uznania kwalifikowalności wydatku. Jeżeli uczestnik projektu nie posiada Profilu zaufanego, ani certyfikatu kwalifikowanego, na portalu Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej, w miarę możliwości takie podpisy należy zebrać od uczestników, niezwłocznie po ustaniu zagrożenia.

WNIOSEK I PŁATNOŚĆ I DANE OSOBOWE

  1. W jaki sposób oznaczyć wydatki we wniosku o płatność poniesione w związku z odwoływanymi działaniami w ramach projektu. Gdzie we wniosku należy opisać problem związany z koniecznością kwalifikowania wydatków i jak wskazać które wydatki poniesiono w związku z epidemią?

Składając wniosek o płatność, w którym Beneficjent rozlicza wydatki poniesione podczas epidemii COVID-19, należy opisać krótko w polu „Postęp rzeczowy” co zostało sfinansowane, a w „Zestawieniu wydatków” w komórce „Nazwa towaru lub usługi” po opisie wydatku należy dopisać „COVID-19”.
W komórce „Uwagi” należy wpisać następujące zdanie: „Wydatek poniesiono na wydarzenie, które się nie odbyło ze względu na obowiązujące ograniczenia w trakcie pandemii COVID-19” lub „Wydatek został poniesiony w związku z koniecznością realizacji zadań w projekcie w trakcie pandemii COVID-19”.  

Ponadto jeżeli w projekcie poniesiono dodatkowe wydatki w związku z wystąpieniem epidemii należy postępować zgodnie ze stanowiskiem IK UP. Instytucja Koordynująca EFS,

przygotowała wskaźniki monitorujące które powinny być używane we wszystkich projektach EFS realizowanych na poziomie krajowym i regionalnym. Wskaźniki zostaną dodane do SL2014 i będą traktowane jak wskaźniki należące do wspólnej listy wskaźników kluczowych dla EFS (załącznik nr 2 do Wytycznych w zakresie monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020). Wskaźniki monitorujące wsparcie w związku z epidemią COVID-19:

  • Liczba osób objętych wsparciem w zakresie zwalczania lub przeciwdziałania skutkom pandemii COVID-19
  • Liczba podmiotów objętych wsparciem w zakresie zwalczania lub przeciwdziałania skutkom pandemii COVID-19
  • Wartość wydatków kwalifikowalnych przeznaczonych na działania związane z epidemią COVID-19.

Należy uwzględnić minimum dwa wskaźniki z ww. listy do monitorowania projektów realizujących wsparcie na rzecz walki z epidemią COVID-19 – jednego rzeczowego (dotyczącego podmiotów lub osób) i jednego finansowego (dotyczącego wartości wydatków bezpośrednich, przeznaczonych na przeciwdziałanie lub walkę z COVID-19).

Wymaga podkreślenia fakt, że analogicznie jak w przypadku wskaźnika liczba osób objętych programem zdrowotnym dzięki EFS monitorowanego w PI 8vi, w przypadku wsparcia krótkoterminowego, punktowego, o niskiej intensywności (np. zaopatrzenie w maseczki i inne środki ochrony osobistej, wsparcie psychologiczne przez telefon) osoba otrzymująca tego typu pomoc nie jest uczestnikiem projektu w rozumieniu Wytycznych w zakresie monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020, co oznacza, że nie ma obowiązku zbierania od takiej osoby danych osobowych. W takim przypadku, Beneficjent powinien wykazać jedynie liczbę wspartych osób/podmiotów. Pełne dane uczestników/podmiotów należy zbierać jedynie w przypadku wsparcia bezpośredniego, o odpowiedniej intensywności, na które zostały przeznaczone określone środki, świadczone na rzecz konkretnej osoby/ podmiotu, które prowadzi do uzyskania korzyści przez uczestnika (np. nabycia kompetencji, podjęcia zatrudnienia, zapewnienia opieki, usługi asystenckiej).

Jeśli chodzi o sposób monitorowania tzw. short-term work schemes (STW), o których mowa w art. 15 zzb, zzc i zze ustawy z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw, zgodnie z ustaleniami z Komisją Europejską, odbiorcami tego wsparcia (uczestnikami projektów) będą pracownicy, na których wynagrodzenia dany pracodawca otrzyma dofinansowanie lub osoby fizyczne, które otrzymają dofinansowanie do kosztów prowadzenia działalności gospodarczej. W związku z tym, w ramach projektów powiatowych urzędów pracy obejmujących wsparcie w postaci

STW, konieczne jest:

  • monitorowanie powyżej wspomnianych wskaźników: liczba osób objętych wsparciem w zakresie zwalczania lub przeciwdziałania skutkom pandemii COVID-19 oraz wartość wydatków kwalifikowalnych przeznaczonych na działania związane z epidemią COVID-19.
  • zbieranie uproszczonego zestawu danych osobowych pracowników lub osób samozatrudnionych zgodnie z zakresem danych wskazanych w procedurach dla PUP, tj. PESEL, płeć, poziom wykształcenia.
  1. W przypadku chęci zakupu usług oferowanych przez platformy np. do videokonferencji lub komunikowania się na odległość jak rozwiązać zagadnienie przetwarzania danych osobowych personelu projektu i odbiorców projektu?

W przypadku uczestników projektów zasadą jest konieczność pozyskania od osoby fizycznej danych określonych w zał. 1 i 2 Rozporządzenia EFS oraz oświadczeń/zaświadczeń potwierdzających, że spełnia kryteria kwalifikowalności do udziału w projekcie. Zgodnie z pkt 8.2 Wytycznych kwalifikowalności wydatków możliwe jest ich przekazanie w formach innych niż papierowa (np. elektronicznie lub telefonicznie) pod warunkiem spełnienia określonych w Wytycznych trzech warunków dla przetwarzania tych danych. Co do zasady, pozyskanie danych od uczestnika powinno nastąpić przed przystąpieniem do projektu. Mogą jednak wystąpić przypadki, gdy pozyskanie kompletu danych w sytuacji stanu epidemii, nie będzie możliwe, a jednocześnie konieczne będzie objęcie pilnym wsparciem osób, np. świadczeniem usług psychologicznych, w sytuacji gdy osoba kontaktuje się z Beneficjentem w celu uzyskania pilnej pomocy. Wówczas dopuszcza się przekazanie danych do Formularza Monitorowania Uczestników ustnie (podczas rozmowy telefonicznej), sporządzenie notatki przez Beneficjenta z rozmowy z uczestnikiem, a uzupełnienie dokumentacji – po zakończeniu stanu zagrożenia epidemiologicznego. To podejście w szczególności powinno być stosowane wobec osób korzystających z usług medycznych oraz psychologicznych/terapeutycznych. W przypadku gdy uczestnik posiada dostęp do środków komunikacji elektronicznej, możliwe jest przekazanie oświadczeń oraz danych do formularza za pomocą ww. środków komunikacji, pod warunkiem spełnienia określonych w Wytycznych kwalifikowalności warunków przetwarzania danych. W przypadku, gdy uczestnik nie jest w stanie dostarczyć zaświadczenia (np. z urzędu pracy, zaświadczenie od pracodawcy) potwierdzającego, że spełnia warunki kwalifikowalności w projekcie, dopuszcza się złożenie oświadczenia za pomocą środków komunikacji elektronicznej, a następnie – po ustąpieniu zagrożenia epidemicznego – uzupełnienie dokumentacji. W przypadku szkoleń – konieczne jest zarejestrowanie/nagranie usługi realizowanej zdalnie. Nie ma obowiązku rejestrowania/nagrywania wizerunku uczestników (wideo), niemniej, jeśli szkolenie ma formę szkolenia zdalnego na nagraniu powinien być widoczny trener, a firma szkoleniowa powinna zadbać o odpowiednie udokumentowanie obecności wszystkich uczestników na szkoleniu (np. poprzez monitorowanie czasu zalogowania do platformy i wygenerowanie z systemu raportu na temat obecności/aktywności uczestników lub sporządzenie listy obecności potwierdzonych przez Beneficjenta środkami komunikacji elektronicznej). Wymagane jest pozyskanie przez firmę szkoleniową zgody od trenera na wykorzystanie nagrania do celów potwierdzenia realizacji formy zdalnej. Realizacja formy zdalnej nie zwalnia Beneficjenta z obowiązków związanych z badaniem efektywności wsparcia, w tym pomiaru kompetencji nabytych na szkoleniu. W przypadku wsparcia psychiatrycznego/terapeutycznego/psychologicznego – dowodem na przeprowadzenie usługi jest odnotowanie faktu świadczenia tego rodzaju wsparcia w Karcie pacjenta/uczestnika projektu przez personel projektu. W przypadku świadczenia usługi doradczej dla podmiotu lub dla osoby fizycznej (np. doradztwo zawodowe) – dowodem na przeprowadzenie usługi jest formularz/karta usługi podpisana przez doradcę i zaakceptowana przez uczestnika środkami komunikacji elektronicznej. Po zakończeniu usługi formularz/kartę usługi doradczej przygotowuje i podpisuje doradca i przesyła w formie zeskanowanej do uczestnika doradztwa, który następnie przesyła formularz do Beneficjenta oświadczając, że potwierdza wykonanie usługi w zakresie wskazanym w formularzu.

ZAKUPY W PROJEKTACH

  1. Czy będzie możliwe zakwalifikowanie kosztów w ramach projektu w sytuacji gdy dokonano wyboru wykonawcy, zakupiono wyposażenie i produkty do realizacji zadań w okresie marzec-czerwiec, a do końca trwania projektu nie będzie możliwości otwarcia placówki (klub seniora, dom dziennej pomocy czy świetlica) ponieważ projekt zgodnie z wnioskiem kończy się w czerwcu, a przedłużenie nie ma uzasadnienia i nie jest możliwe z uwagi na zapisy regulaminu konkursu?

Tak, ale wyłącznie w przypadku gdy podpisanie umowy z wykonawcą nastąpiło w czasie, w którym nie było wiedzy na temat braku możliwości otwarcia placówki z powodu pandemii COVID-19. W sytuacji gdy zamówienie zostało ogłoszone i rozstrzygnięte w marcu 2020 r. lub później, koszty co do zasady zostaną uznane za niekwalifikowalne po zamknięciu placówki. Z uwagi na różnorodność projektów każda sytuacja będzie jednak rozpatrywana indywidualnie.

Pytania i odpowiedzi dotyczące ułatwień w realizacji i rozliczaniu projektów współfinansowanych w ramach EFS, w okresie pandemii (pdf, 483.67 KB)

 

Materiał został przygotowany w oparciu o zapisy aktualnych Wytycznych oraz pozostałych dokumentów programowych, rekomendacje i stanowiska IK UP.
FAQ może być uzupełniany i modyfikowany jeśli pojawią się nowe interpretacje właściwych instytucji.