Wypełnianie samego wniosku wygląda podobnie dla wszystkich projektów.
Wzory wniosków oraz formularze wymaganych załączników dostępne są na stronie internetowej RPO w zakładce pobierz wzory dokumentów oraz na stronie ogłoszenia o naborze. Znaleźć tam można również szczegółowe wytyczne do wypełniania wniosków i załączników.
Ważne jest wypełnienie wszystkich rubryk, dopilnowanie poprawności obliczeń, przygotowanie wymaganych załączników w wymaganej formie i liczbie itp. Tego typu kwestie stanowią przedmiot oceny formalnej. Wypełniony wniosek należy dostarczyć w wyznaczonym terminie do instytucji wskazanej w regulaminie danego konkursu.